强化档案管理+提高服务水平研究.pdfVIP

·450· 齐鲁档案论坛 强化档案管理 提高服务水平 平阴县教育局 戴顺平 张金兰 学校档案作为档案工作的重要组成部分之一，历来受到各级档 案行政部门的高度重视。学校档案是广大教职工在长期教育教学工 作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表 等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着 全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针， 深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的 参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反 映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”， 是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可 少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。 一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档 案中反映出来。 一、学校档案工作现状和存在的问题 2008年，县档案局和县教育局组织有关人员对全县范围内的中 小学校档案规范化建设工作进行了认真的调查。通过调查发现，各 学校档案规范化建设工作开展得还不够理想：对档案工作重视和档 案工作人员到位的学校，档案规范化建设工作就开展得好一些；对档 案工作重视不够、档案工作人员配备不合理的学校，档案规范化建设 工作就滞后。这次调查发现存在的问题具体表现为： l、部分学校领导对档案工作重视不够。主要体现在对档案工作 的思路不够清晰，安排一些年龄偏大、责任心不强的人员在档案工作 岗位上。从制度、人员、管理上削弱档案工作。 2、立卷工作不规范。领导机构、档案管理制度、档案收集范围及 保管期限表等相关内容不齐(如：教学档案管理制度、基础数据汇 编、专题概要等)，没有形成完整的档案利用和管理体系。 3、对档案资料的收集、整理、录入不规范。主要表现为对本单位 科学管理篇 ·451· 自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全。(特 别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理)。 4、档案存放不合理。主要是各种门类的档案排列顺序混乱，永 久、30年、lo年等不同保管期限的档案放置混乱，给档案查阅和利用 工作带来了很大的困难(按照永久、30年、lO年排列)。 5、设备、设施难于满足档案保管的需要，还需进一步完善。主要 是还有少部分学校仍在用木制档案柜装档案，“八防”和温湿度计设 施欠缺，没有按规定安装空调、温湿度计，不能将档案室温度始终控 制在一定范围内。湿度高低波动幅度大，不利于档案存放，不利于维 护档案的安全。从总体保护档案的设备上来看，存在单一、老化的问 题。 6、档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。由 于学校工作过分强调为教学服务，在一定程度上导致了对档案工作 意识的减弱，如资金的投入，人员的安排，档案室的设置，设备的配置 等；同时，在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，不注意档案 的防尘保护等，从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相 对淡漠。 7、学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人 员参加档案局组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相 当有限，一些学校档案人员变动频繁，身兼数职，很难抽出时问学习 档案业务，往往是刚一熟悉了业务，就被安排到其他岗位上，又重新 换人接手档案工作，新手对档案工作还一时难于适应，档案人员如果 不随时补充知识，业务工作将无从谈起。 8、档案专业技术人员缺乏。近几年，学校档案人员的学历、职称 虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案专业 技术人员却相当匮乏。每年所进的新人，基本上都是担任教学工作， 很少有专业的档案技术人员事档案工作。 二、工作思路和措施 下面，结合学校档案管理工作中存地的问题，我就如何加强学校 档案的管理工作作粗浅的认识： 一 1、加强意识，建立机构。档案工作首先要得到学校领导的高度 ·452· 齐鲁档案论坛 重视，把档案工作列入学校工作的议事FI程，深入持久地组织好《档 案法