亨通慈善基金会档案暂行管理办法.PDF

亨通慈善基金会档案暂行管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范亨通慈善基金会（以下简称“本会”）的档案管理工作，更好地为各项业务工 作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《企业档案工作规范》 （DA/T42-2009）等相关规定，结合本会工作特点，特制定本办法。 第二条 本办法所指的档案，系指本会在履行职能活动中直接形成的有利用保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录资料。 第三条 本会综合办是档案管理的职能部门，负责本会档案的管理、监督、检查工作，保证本 会档案的完整、准确、安全和有效利用。 第二章 档案管理体系和工作职责 第四条 明确档案工作的分管领导和档案管理人员，建立健全档案管理网络。设置档案管理机 构，各部门应指定一人为兼职档案员，负责本部门的文件资料收集、整理、移交、归档等工作，不 得缺员。 第五条 档案分管领导职责 （一）贯彻执行档案工作的有关法律、法规、规章和标准，建立本会各项档案管理制度。 （二）及时了解档案工作情况，解决档案管理中出现的问题，为档案工作顺利开展提供保障。 （三）指导本会各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 第六条 档案管理员职责及技能素质要求 （一）认真学习档案法律法规及档案业务规范，定期接受档案业务培训，不断提高自身业务素 质。 （二）负责本会档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用等工作，并建立各类档案 的检索工具。 （三）及时向领导提出档案工作开展情况的报告和添置档案设备，改善档案设施的建议，并抓 好落实工作。 （四）严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全。 第三章 归档范围和保管期限 第七条 归档范围 1．上级党政机关、人民团体及领导人对本会工作的重要批示、讲话、题词及相关声像资料。 2．上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。 3．上级机关和主管部门交本会办理或本会参与办理的提案、议案、建议和函件等，包括办理、 调查、答复、处理的相关文件材料。 4．本会召开的会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会的全套文件和声像资料；会 长办公会议纪要；本会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会和专业会议的会议文件和声像资 料。 5．本会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件；本会团体会员的请示、报告 及本会的批复。 6．本会制定的各项规章制度。 7．本会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料；各部门在工作中形成的文件（包 括请示、报告、合同、协议）和声像资料。 - 1 - 8．重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。 9．本会实施的所有项目章程、申报资料、入户调查、审批审核、救助名单、资金发放明细、 项目年度总结等资料。 10．本会财务凭证及报表、经济合同、审计报告等财务资料。 11．本会在国家、省、市级报纸、杂志、网站、电视台等媒体发表或报道过的文章和相关资料。 12．有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本会各项活动具有查考价值的文件材 料。 第八条 保管期限 本办法第十条中除2、7、8、12 等四项内容为长期（30 年或10 年）保存外，其他档案资料均 为永久性保存。 第四章 档案保管制度 第九条 档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理，保持其连续性和完整性； 文件分类整理好后应按目录装订成册并在封面标注资料内容、性质、时间等概要信息。 第十条 档案由综合办负责收发、管理和立卷，各部门原则上不再保存应归档的文件资料。 第十一条 当年文档均由各部门收集整理，列出目录清单，于次年3 月底移交综合办保管，并办 理相关交接手续。 第十二条 各部门除整理移交纸质档案资料外，还需向综合办整理移交电子档案。 第十三条 综合办应根据保存档案资料的数量设置档案专柜和其它配套设施，并明确专人负责管 理，定期检查档案，做到卷目相符。 第十四条 综合办应于每年6 月底前