《秘书实务》任务三制发会议通知.ppt

《秘书实务》精品课程 模块三 秘书办会模块 项目一 会前筹备工作 任务三 制发会议通知 任务三 制发会议通知 [知识目标] 1、掌握会议通知的主要内容、回执的格式和主要内容 2、了解制发会议通知的注意事项 [能力目标] 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会议通知 2、能够拟写会议通知 任务三 制发会议通知 [教学重点] 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会议通知 2、能够拟写会议通知 [教学方法]项目驱动 案例教学[教学课时]2课时 [教学过程] 一、 任务导入 二、 任务分析 三、 相关知识 四、 任务实施 一、任务导入 天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条 关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知，并 向公司各部门主管发送。 二、任务分析 会议通知必须具备六要素（也有称之为“六个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、筹办会议的联系人方式。拟定好会议通知之后，务必要将通知内容传达给每一位与会人员。 三、相关知识 会议通知的内容 会议通知的发送 会议通知的格式 发送会议通知的注意事项 会议通知的内容 1. 标题 有完全式和省略式两种。 完全式包括发文机关、事由、文种 省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。 会议通知的内容 2. 正文 有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。 会议通知的发送 发送形式 正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打 印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上 一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。 会议通知的发送 2、发送内容 ①如果有预备议程，事先需准备的材料或其它需让与会者事先了 解的情况，应随会议通知寄发一份。 ②需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本 公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及 时回复。 可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐正 和乘车证等）与会议通知一并发出。 如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者通知具体的 到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。 会议通知的格式 会议通知的格式多种多样，这里介绍常用的两种格 式：便函式和卡片式。 发送会议通知的注意事项 明确会议通知发送对象 在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果 搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会。而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。 2. 落实发送的回复确认环节 一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰， 使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送人，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。 发送会议通知的注意事项 3.对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。 装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装 或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。 4.对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免 5.检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。某些客户不熟悉会议的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。 四、任务实施