纸质档案数字化工作的组织国家档案局.docVIP

ICS 01.140.20 A 14 备案号： DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31—ⅹⅹⅹⅹ 替代DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范 specification for digitization of paper-based records （征求意见稿） ⅹⅹⅹⅹ-ⅹⅹ-ⅹⅹⅹⅹ 发布 ⅹⅹⅹⅹ-ⅹⅹ-ⅹⅹ 实施 国 家 档 案 局 发 布 纸质档案数字化技术规范 1 范围 本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。 本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 2887 计算机场地通用规范 GB/T 12628 硬磁盘驱动器通用规范 GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则 GB/T 26163.1 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分 原则 GB/T 26225 信息技术 移动存储 闪存盘通用规范 DA/T 1 档案工作基本数据 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T XX 档案信息系统运行维护规范 ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records） 3 术语和定义 GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 数字化 digitization 利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records 对纸质档案进行数字化加工处理，使其在保持纸质档案内在联系的基础上，转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照纸质档案的内在联系，建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程。 4 总则 4.1 各单位应统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。 4.2 纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。 4.3 纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。 4.4 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保纸质档案实体和档案信息的安全。应避免或减少各环节操作对纸质档案实体的破坏，最大程度地维持纸质档案的原貌。 4.5 纸质档案数字化成果包括扫描产生的纸质档案数字副本、存储档案目录数据及数字化过程中捕获的必要元数据的数据库、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。档案目录数据、元数据与纸质档案数字副本之间应建立正确、可靠的关联。 4.6 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。 4.7 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求开展工作。 5．纸质档案数字化工作的组织 5.1 机构及人员 5.1.1 应建立完善的纸质档案数字化工作组织架构，以支持对纸质档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保纸质档案数字化工作的顺利开展。 5.1.2 应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学规范的管理制度对工作人员进行规范化管理。为强化纸质档案数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。 5.2 基础设施 5.2.1 应配备专用加工场地，加工场地的选择及其温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地应进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。 5.2.2 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足纸质档案数字化工作的需要。 5.3 管理制度 5.3.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以使纸质档案数字化工作质量和档案安全得以有效保障。 5.3.2 纸质档案数字化管理制度建设应从岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理等方面的制度建设进行。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息