医学学术会议中茶歇环节的细节管理.docVIP

精品论文 参考文献 医学学术会议中茶歇环节的细节管理 王玲 余琴（通讯作者） （华中科技大学同济医学院附属同济医院消化内科 430030） 【摘要】 医学学术会议中组织安排茶歇工作的必要性，已越来越受到参会人员的认可。如何使茶歇工作顺利进行，最大程度地追求细致服务，为每一位参会人员营造一个自由交流，促进沟通的环境，使会议安排环节更加完整，张驰有度，充分发挥茶歇的作用！ 【关键词】医学学术会议 茶歇服务 细节管理 【中图分类号】R18 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2013）22-0093-02 医学学术会议是全国各级医疗机构为临床医师提供的一个探讨本学科发展方向、了解本学科新进展的综合性学术平台。在会议期间安排10-15分钟的“荼歇”短休，一方面可缓解参会人员体力上的疲劳，另一方面消除参会人员的精神疲劳，并为参会人员提供轻松地交流思想、传递信息[1]的平台。实践证明通过利用好茶歇时间段，使之充分发挥作用，在保障学术会议顺利召开的同时，可促进学术交流、加强沟通效果。 由此可见，如何利用好茶歇时间段在学术会议中的作用是必要的。在组织安排茶歇过程中细节性的管理值得一提，并应引起重视。细节管理使工作变得更具操作性，细节还使工作的落实性和完美性更得以有效的把握。在茶歇策划、实施过程中，笔者有如下几点体会，提出来与广大读者共同思考及探讨。 1、茶歇时段的合理安排 “茶歇”的选择其实对于整个会议来说，是个不容忽视的细节。这一时间段虽占用会议整体时间比例不大，但是必要的。在会议进行中，没有更多时间与空间让参会人员互动，恰好茶歇时间段满足了参会人员的交流、放松、互动的需要。 上午茶歇时间段的安排我们是这样考虑的。据相关数据统计，每隔90分钟，应适当放松，减轻参会者疲劳感，喝杯咖啡[2],饮品，转移注意力。因此我们一般情况下会先安排2-3个学术讲座，每个学术讲座30分钟[1]，然后开始茶歇，时间为10-15分钟。上午的后半场会安排讲座或操作演示。下午的茶歇时间段安排也遵照以上方式，安排病例讨论与操作演示交替，中间设置茶歇时间，放松之后投入其中，学习的效率会更好！ 2、建立紧密团队协作 细节性管理，并不是筹划者一个人事必躬亲，细节管理强调的是一个系统，每个岗位的人员都需调动积极性，保证质量，提高效率，愉快合作。 每年的学术研讨会的茶歇工作在筹备过程中，筹备组的工作人员需对物资的购买情况详细沟通，相互提醒。比如要购买的物品种类、数量，大家共同商量，根据会议规模、参会人数、季节来购买物资。会议期间食品不足应及时添补，避免浪费！ 3、保障茶歇质与量 在医学学术会议中一般都安排有茶歇这一环节，在会议的休息时间，提供给参会人员茶点、饮品及水果等食品，供参会人员短暂休息所用。 3.1 食品的选择 俗话说把简单的事做好就是不简单，细节来自于用心。参会人员在温馨的环境中享用准备好的食品，舒心畅快交流。准备茶歇食品可分为三部分。 第一部份为饮品类的选择。由于参会人员年龄层次比较全面，口味也各不相同，所以饮品的选择要多样性。矿泉水、红茶、绿茶、奶茶、咖啡、果珍饮品这些是必备的。依笔者的经验，红茶与绿茶是一定要准备的，举一例，有一小型的沙龙会，由于只准备了绿茶，因为考虑喝绿茶的人员比例很大，而忽略了红茶的准备，而此时恰巧有人需要饮用红茶，当时的场景是比较尴尬的。所以对饮品的准备不能报侥幸的心理。如果举办的是全国性会议或省内研讨会建议租赁咖啡机。咖啡机的优势在于提供饮品的速度快、品种多，一台咖啡机有3个出水口，比起使用开水瓶来冲泡，租凭咖啡机更安全、高效。 第二部份是点心类的准备。一般情况下，我们会选择沙琪玛、蛋黄派、小面包、饼干等。根据笔者观察，如果会议有两天，第一天的小点心要准备充分，因为第一天开会，参会人员会比较赶早，所以第一天第一场点心类的用量会比较多。 第三部份是水果类。准备时令水果，拼成花式果盘。水果类要根据季节来选择，不能千篇一律，如夏天可以购买西瓜，切片放置于果盘中，用牙签取食。秋天可以购买冰糖桔，易剥且爽口。 以上的物品提前一天放置会场指定位置，需要冰箱保存的要放置冰箱存放，充分做好会前食品准备工作。 3.2 保证食品卫生 一切以安全卫生为前提条件，不能抱有侥幸的心理，要严格、认真地按照计划执行，对于食品卫生安全是大家共同关注的