医院档案管理中存在的主要问题及其应对.docVIP

精品论文 参考文献 医院档案管理中存在的主要问题及其应对 山东省安丘市中医院 262100 【摘 要】医院档案管理主要存在档案存储空间不足，不能满足未来需要、专职人员数量不够，无暇深入开展服务、材料收集不全，提交不够及时和服务理念滞后，降低利用效率等突出问题。提出转变管理理念，引入社会化服务、加强人员培训，提高工作认同、强化服务意识，主动提供服务、健全管理制度，规范业务流程和利用信息技术，提高自动化水平等建议。 【关键词】档案管理；应对措施；医院；主要问题 【中图分类号】G271;R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】2096-0867（2016）12-215-01 档案是保存组织发展过程不同历史阶段及其特点的“记录仪”，是一个组织承前启后实现持续发展必须重视和可利用的重要宝库。医院作为社会组织的一员，肩负着治病救人、保证社会成员身心健康的重要责任，在为社会大众提供服务的过程中也同样产生各种类型的档案。探索医院档案管理的特点，发现存在的问题，不断探索改进的措施，对完善医院档案管理，充分发挥好医院档案功能，有着十分重要的意义。 一、存在的主要不足和问题 医院档案管理的内容主要包括从收集、整理到归档及保管等前期工作和后期的档案利用和服务等业务。经过多年不懈的努力，目前医院档案管理及服务等各方面工作均取得了前所未有的成绩，但由于多种因素的制约，也存在着一些遗憾和不足。 (1)专职人员数量不够，无暇深入开展服务 纵观各大医院现行的文书档案管理体制，其特点是一般都较少配备专职的档案人员，而是由办公室文秘人员兼职作为档案管理员来承担综合档案室的档案工作。医院内部各职能部门也一样，通常也只安排一名兼职档案员，由他们按照规定定期收集和整理本部门和科室制定和形成的各种文件和资料，待文件和资料收集整理完毕后统一提交医院综合档案室然后整理归档。长期以来由于档案管理部门一直缺乏足够数量的专职工作人员，致使档案工作仅限于收集、整理、归档及利用等传统、日常的工作，进一步的档案鉴定、检索工具开发及档案材料编研等工作基??无暇顾及。 (2)档案存储空间不足，不能满足未来需要 近年来随着各级领导对档案工作重视程度的不断提高，各大医院档案建设的投入力度持续增强，档案管理的硬件设施在数量和质量上都有了质的飞跃，档案管理的条件得到的极大的改善。以档案储存条件为例，目前许多医院都使用密集柜对档案进行科学排架和保存，档案材料摆放整齐有序，达到了既节省存放空间，又可以防虫防潮防霉实现长期安全保存的目标。然而随着这些年医院业务量的逐年递增张，各类档案数量也大幅增加，现有的存放空间显得捉襟见肘，长期来看现有的档案室将难以满足档案存放的需要。 (3)服务理念滞后，降低利用效率 档案管理的最终目标是向档案使用者提供服务，实现档案的有效利用。然而目前医院档案人员队伍存在规模过小数量不足，业务素质层次不齐等突出问题。 受这些客观因素的限制，档案部门难以提供主动、高效、满意的服务，仅能被动地满足档案使用者的部分需要，也就是说使用者需要什么资料就提供什么资料，难以提供延伸服务。在提供服务的方式上也往往是坐等上门，无法实现主动性的上门服务，很大程度上阻碍了档案利用效率的提高。 (4)材料收集不全，提交不够及时 集中于医院综合档案室的文档，其来源一般是由院内其他单位的兼职档案员搜集整理形成的。由于这些兼职档案员业务素质参差不齐，部分人员没有受过专业训练，缺乏相应的档案专业知识，导致工作效率不高业务质量较低。这些问题的存在使得他们缺乏鉴定文件资料内在价值高低的能力，判断和鉴别能力不足在收集工作中必然出现漏收或误收的现象。同时由于部门间的相互协调配合不够密切，业务档案管理机制缺乏有机统筹，档案收集提交过程中往往缺乏完整性和及时性。 二、完善医院档案管理的对策 (1)转变管理理念，引入社会化服务 随着档案工作社会化水平的提高，目前社会上出现了一批专门经营档案保管的外包服务公司，他们的业务分布在从档案运输、接送、整理，到消毒、寄存、保管;从修裱、缩微、档案数字化，到档案管理软件与设备开发服务等档案业务的整个链条上。利用外包单位齐全的配套设施，可以确保档案存放的安全性和长期性，也为日常的档案利用提供更多便捷。目前，部分规模较大的行业受自身条件的限制，已经开始尝试档案保管社会化外包的管理模式。实际上，医院的档案管理在一定程度上和一定范围内也可以通过外包的形式得以实现。 (2)加强人员培训，提高工作认同 档案工作是医院管理的一项重要的