当前档案数字化存在的问题及对策.doc

2012-07-19##当###前##档###案##数###字#2化01存2-0在7-的19#问##题##及###对20策12-07-19######## 陈文英 (襄樊市工业学校党办 湖北 襄樊 441021) 以数字化、网络化为特征的信息科学技术是当今社会、经济发展 的强大动力。信息资源已成为影响社会的战略资源, 信息水平已成为 现代化水平和综合国力的重要标志。档案数字化与传统档案管理相 比, 有其无与伦比的先进性和科学性, 它将改变纸质档案的搜集方式、 管理方式和利用方式, 冲破纸质档案的局限性, 发挥信息资源的优越 性, 促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信 息服务的根本转变。但在当前档案数字化过程中, 还存在一些亟待解 决的问题, 需要研究相应的对策。 一、档案数字化的发展趋势 1.档案数字化是档案管理的客观需要。只有实现档案数字化, 才 能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档 案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变, 实 现档案信息资源的合理配置和科学管理, 为社会提供高效、优质的服 务。近年来, 档案载体逐渐由纸质迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或 更替, 电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题, 那就是 电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有 一个, 那就是档案馆的数字化。 2.档案数字化是社会发展的现实需求。21 世纪是信息化的时代, 档案数字化是社会发展的大方向。数字档案馆、室储藏了大量档案文 件, 是本地区、本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库。如果这样 这些珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用, 充 分实现信息共享, 那么, 各地、各单位数字化建设就成了一句空话。所 以, 要使档案馆、室的档案保管、利用与形势的发展要求相适应, 就不 能让档案馆、室仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平 上, 就必须使各类档案进行数字化采集、储存和利用。在现如今科技高 度发达的社会, 高速列车、高速公路广泛应用的社会, 如果还是老牛拉 破车, 显然与社会不合拍。 3.档案数字化是人民那群众的强烈需求。当今, 人们的时间意识 越来越强, 领导做出重大决策需要迅速、准确; 各职能部门工作查考要 求快速及时; 社会广大公众对档案信息需要量不断增加, 如婚姻档案, 有一些农村, 尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便, 来 回要好几天, 他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者, 他们想了 解投资地区的整体情况, 才敢于投资。这些都迫使档案馆、室这个信息 保管和提供利用的部门, 必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供 利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 及时、方便地提供给各方 面的需求者提供信息。同时, 办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档 案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运 作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件 为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式 与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者 将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案, 把这些档案信息系统地 提供出来是档案工作者义不容辞的责任。只有这样, 用户才能获得更 为便捷、快速、完善的服务。由此看来, 档案数字化是档案利用工作发 展的必然趋势。 二、档案数字化当前存在的问题 1.档案数字化硬件严重不足。就硬件而言, 档案数字化主要需要 三类设备: 一类是信息采集设备, 一类是信息存储设备, 三类是信息利 用设备。信息采集设备一般包括: 档案资料和照片的采集设备, 如扫描 仪; 声音和影像的采集设备, 如采集卡; 其它的信息转化设备, 如缩微 片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。在设备选购方面主要 以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。如可根 据数字化对象的种类来确定需要的设备。信息利用设备一般包括计算 机、因特网、打印机、复印机等。但由于当前基层财力紧张, 各地档案 馆、室这些设备严重不足, 有的只有少数价值不高的简易设备, 很难满 理软件, 不是没有信息管理功能, 就是缺乏信息通用功能。现今档案部 门所使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发、购置的软件不能互 用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机 管理软件系统。由于不能互调, 就不能顺利利用计算机完成信息搜集、 信息管理、信息利用等工作, 不能快捷地整理、发布、出版信息成果, 特 别是档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发 性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。这在一