吉林大学科学技术研究类档案立卷工作规范.doc

吉林大学科学研究类档案立卷工作规范 为了提高我校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用，并为考核我校科研档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。 1 科研档案工作的基本原则 1.1 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，均属科研档案。 1.2 科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 1.3 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。 1.4 要努力实现科研档案工作科学化管理，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校和社会发展服务。 1.5 把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、设备和人员配备等工作条件上给与保证，每年应从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。 2 科研档案归档范围的确立 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研课题(项目)活动的全过程，保证完整、准确、系统。 2.1.3 归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。 2.1.4 几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。 2.1.5 与国外合作的研究课题，经协商在协议合同中明确科研文件材料的归档办法。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。 2.2.2 归档的重点是我校承担的科研课题（项目）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料。 2.2.3 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级有关科研的普发的（非专指本校）、不办的文件。 2.3.2 上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。 2.3.3 未按科研管理程序列入计划，未经鉴定和不计工作量的个人项目。 2.3.4 重份文件。 2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件。 2.3.6 非隶属单位抄送不办，也无参考价值的文件。 2.3.7 校内其他单位交换来的材料。 2.3.8 与校外单位交换来的材料。 以上不归档材料如认为有必要，也可有选择地作资料暂存。 3 科研文件材料的部门立卷与归档流程 3.1 部门立卷 3.1.1依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。 3.1.2 学校档案馆依法对科研管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。 3.1.3 网上著录是科研管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。 3.2 预立卷 3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。 3.2.2 科研管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。 4 科研文件材料的归档流程 4.1形成与积累 4.1.1 课题组长在讨论和制定工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。 4.1.2 学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 4.1.3 档案馆应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科研人员做好科研文件材料