公文基本格式及常用文体写作中的注意事项.ppt

几种常用公文写作及注意事项 2009年11月20日 公文的概念 广义公文，是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规章文书、事务文书等机关常用应用文。 狭义公文，专指行政公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公 文 的 分 类 1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公文。 2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。 3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。 4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平 件；秘密件、普通件。 公文的一般内容 1.公文标题 2.主送单位 3.公文正文 4.附件说明 5.发文单位署名 6.成文日期 7.用印 8.附注 公文标题 完全型：单位名称+关于+事由+的+文种 简缩型：1.关于+事由+的+文种 2.单位名称+文种 3.文种 附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或 题意+的+文种 公文开头 1.依据开头 政策依据惯用模式：根据……，据……。 事实依据惯用模式：……以来，……。但是，……。 2.目的开头 惯用模式：“为了…...”“为…...” 等。可将目的与依据结合使用。 3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。 4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：……会议听取并审议或 讨论了……报告或议案、提案…… 5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如： “你×《关于××××的请示》（××〔××××〕×号）收悉。” “《××××××》已经……，现……，请……执行。” 6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。 7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。 8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。 函 函的含义 函是不相隶属机关之间商洽工作，问复问题，请批、告知事项时使用的公文。 函的特点 广泛性 函的广泛性，是指函的适用范围广泛，任何机关、团体、企事业单位都可以使用；同时，函的广泛性，还指函的种类多，涉及的事务及内容广泛，可以商洽工作、询问答复问题、请求批准和答复审批事项、告知情况或事项等。 专属性 函的专属性，包括两方面意思：一是函只能用于不相隶属机关；二是函有自己专用的公文格式“信函式格式”。 事务性 函的事务性，是指函的内容大多是具体的事务性工作、问题、情况等，一般不涉及政策、法令等强制执行的内容。 往复性 函的往复性，是指公文运行的方向，是就一个问题发文机关有去函，收文机关便有复函，如商洽函、询问函和请求批准函等，都具有往复性。 平和性 函的平和性，是指函的语言表达要平和，既不能用强制命令的语气，也不要过于谦卑、客气。 函的类型 从函的内容来分： 商洽函 商洽函，是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行协商、接洽而使用的一种类型，收文机关见文后应该回复。 问复函 问复函，是发文机关就某一事项或问题向收文机关进行询问时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。 请批函 请批函，是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。 告知函 告知函与通知类似，是发文机关向收文机关告知事项或情况时使用的一种类型。 从函的格式来分：公函；便函。 从函的发文方向来分：发函；复函。 正文写作要求 商洽函 首先交代发文的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望。 询问函（去函） 首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望。 请批函 请批函与请示的结构相似，首先交代请批事项的原因或目的，说明理由，然后说明请批的事项，最后提出要求。 告知函 告知函与知照性通知类似，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求。 复函 由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复。 函的结构 标题 1.发文机关+事由+文种 如《安宁职业教育基地管理委员会关于提供省政府领导到我市调研相关材料的函》 2.事由+文种 如《关于协助开展草钢220KV高压输电线迁改工作的函》 结束语和落款 函的常用结束语 去函有“特此商洽，盼复”、“