水务工程档案管理信息系统设计及其应用展望.pdfVIP

水利发展研究 2016-1 水务工程档案管理信息系统设计 及其应用展望 李 良 庚 (深圳市北部水源工程管理处 ，广东 深圳 518110) 摘 要 ：文章 结合 水务 3-程 档案 业务 需 求 ，探 讨 了档案 管理 信 息 系统 的设 计 思路 ，分析 了档 案 管 理信 息 系统在 应 用过程 中存在 的共性 问题 ，给 出 了相 应 的 解 决措 施 。 关键 词 ：水务 工程 ；档 案 管理 ；信 息 系统 dol：10．13928／j．enki．wrdr．2016．O1．022 中图分类号：G275．9 文献标识码 ：B 文章编号：1671—1408(2016)O1—0078．03 加 方便 、快 捷 ，以节 约归 档 时间和 成本 。档 案形成 0 引 言 格 式上 ，则 应考 虑利 用权 限 ，既要 采用 可编辑 的格 信 息化 作为 管理 的一 个现代 化 手段 ，能 够显 著 式 (如 word文 档 等 )，也 要 采 用 不 可 编 辑 的格 式 提 升管 理 的水平 。以水务 工程 档案 领域 为例 ，信 息 (如扫描 文 件 等 )，以满 足 档 案 在 利 用 和 机 密 等 方 化不 仅 能够 节约 馆藏 空间和成本 ，而且 可 以实现 资 面 的要 求 。 源 的集 成和信 息 的共享 ，在提 升管 理水平 和 工作效 1．2 档 案检 索 率上 ，效 果非 常显 著 。本 文抛砖 引玉 ，粗 浅探 讨水 档案 检索 是 系统设 计 的基本 目的。档 案检 索应 务工 程 档案 管理 信 息 系统 (以下 简称 “系 统 ”)的设 适应 不 同用户 的检 索 习惯 ，除 提 供关 键 词 检 索 外 ， 计思 路 与应用 展望 ，以供 同行共 同切 磋交 流 。 还应 提供 全文 检索 、web查 询 等方 式 。档 案检 索 还 应考 虑档 案 人 员 监 管 的方 便 ，提 供 利 用 登 记 、归 1 业务 需求确定 还 、利用 管理 、利 用统计等 功能 。另 外 ，档案检 索 水务 工程 档 案 主要 有 工 程 、文 书 等 两 个 类 别 ， 应 注 意档 案 保 护 ，提 供 授 权 管 理 、授 权 阅读 等 功 有其 行业 特殊 性 ，因此 ，系统在 研发 过程 中 ，务必 能 。 结 合 水务 工程 管理 实 际 ，并 根 据档 案 三 要 素 (形 成 1．3 档 案管理 者 、具有查 考 价值 、载 体 和形 式 的多 样 性 )确 定 业 档案 管理 是系 统设 计 的核 心 内容 。首先 ，应 提 务 需求 三要 素 (形 成 、检 索 、管 理 )， 以利 于 系 统 供 保管 、鉴 定 、编研 、统 计等 功 能 ，以保 持 和提 升 更 具 易用性 和 实用性 。 档 案 的价值 。其 次 ，应提 供移 交 、接收 、发 布等 功 1．1 档案 形成 能 ，以便 于 档 案 的有 效 流 转 。此 外 ，还 应 面 向用 档 案形 成是 系统设 计 的基础 支 撑 。档案 形成 过 户 ，提 供数 据 管 理 (传 输 、备 份 、恢 复 等 )和 系 统 程 (录入 、归档 、调 整 等 )中 ，应 遵 循 生 命 周 期 理 维护 (记 录 、定 制 、分 类 、授 权 等 )等 功 能 ，以提 念 ，系 统流程 设计 能 如实反 映业 务处 理过 程 ，以易 升档 案 的形成 和 管理 的规 范化水 平 。 于用 户接 受 。档 案形成 方式 上 ，应体 现 多样性 ，既 要