浅谈地勘单位文书档案数字化的建设.pdfVIP

第4卷 第3期 矿 产 勘 查 Vo1．4 NO．3 2013年 5月 MINERALEXPLORATION May，2013 浅谈地勘单位文书档案数字化的建设 张 蕾 ，王雪萍 ，文雪峰 ，苏胜年 (1．青海省有色地质矿产勘查局，西宁 810001；2．青海省核工业地质局 ，西宁 810008) 摘 要 随着社会信息化的进一步发展，人们对信息资源的需求 日渐增大。档案部门，作为地勘单位主要的信息 资源贮存单位，如何更好地利用丰富的档案资源，以方便、快捷、多样的形式为本单位的经济发展提供服 务 ，一直都是档案部门不断研究和探讨 的问题 。文章结合单位 的现状 ，充分认识到文书档案数字化建设 的必要性和重要性 ，以地勘单位为例 ，探讨 了文书档案数字化过程 中应注意的有关事项及数据库建设的 步骤 。 关键词 文书档案 数字化建设 地勘单位 中图分类号：G275．2 文献标识码 ：A 文章编号：1674—7801(2013)03—0333—03 随着地勘投入 的加大 ，地勘单位的项 目越来越 在工作中，档案资料的传阅和借 阅很不方便。 多 ，随之产生的有关文书档案也越来越多 ，利用 的频 一 份文件 ，每位领导传阅完后就得几天 ，有时领导开 率越来越高 ，这就给档案部 门的工作人员提出了一 会或出差，那时间更久，对工作就不利；借阅时也不 些新问题 ，即如何提高文书档案利用的效率 、准确度 方便 ，先查登记的 目录，再去找资料柜，不但过程繁 等等。随着文书档案利用频率的增加 ，对纸质档案 琐，而且容易将资料磨损和破坏。 的磨损也是越来越大 ，如果对纸质档案进行数字化 2 文书档案数字化建设的必要性和 处理，利用电子档案替代纸质档案，既实现了对档案 原件的有效保护，又提高了查阅速度。另外，数字化 重要性 文书档案可以实现副本异质、异地保存 ，这样不仅可 通过此次调研 ，主管领导认识到全局 的档案管 以在出现天灾人祸的情况下，迅速查调档案资料 ，而 理仍停留在传统意义上 的接收与保管 的层面上，与 且保证了档案的安全 ，所 以文书档案数字化是迫在 目前的现代化的档案管理存在很大的差距。为适应 眉睫的事 。 我局地勘经济的快速发展 ，这种落后管理方式亟待 改变，未来应将全局的档案逐步实行数字化 ，这样不 1 我局地勘单位文书档案管理的现状 仅能提高我局文书档案 的管理水平，还能更好、更便 近期 ，青海省有色地质矿产勘查局对局属 4个 捷地为全局的地勘经济发展提供更有效档案服务。 单位的档案管理工作进行了一次调研 ，结果显示 ：目 根据国家档案局 、中央档案馆印发的有关文件 前我局各个单位的档案室的档案载体仍然是以纸质 的要求，我局把 “加快档案信息化建设”、“加快现有 为主 ，占用存放空间大 ，保管成本高 ，易磨损 ，检索利 档案的数字化进程 ”列入 了一个重要的议事 日程上 用效率低 ，难以满足单位对信息资源 日渐增大的需 来 ，因此 ，传统档案数字化、建立数字档案馆就成为 求；部分单位甚至连档案室都没有，档案资料只是装 档案部门不得不考虑 的一个重要 问题 ，文书档案的 在文件柜中，存放 比较随意 ，存在很大的安全隐患。 数字化建设 的重要性和必要性 日益突显。 [收稿 日期]2012—09—21 [第一作者简介]张 蕾 ，女 ，1976年生