浅谈新形式下如何深化和扩大档案的利用研究.pdf

·270· 齐鲁档案论坛 档。这就是企业特色。当然，一个企业的“独到之处”不是一成不变 的，它会随着社会的发展而变化，我们会及时了解动向，调整收集对 象收集特色档案。我矿建矿时间短，但各项工作出色，方方面面获奖 项目多，奖牌证书较多，于是开辟了一个专用库房，设置了荣誉展室， 从而也形成本档案室的特色。在实践中，注重对单项工作纵向收集、 整理，不仅能显现出企业在某一方面的特色，而且纵向观察单项工 作，很容易分析工作走势，为今后工作开展提供一些规律性的东西， 有效提高档案的利用率。开展单项工作整理，在突出企业特色的同 时，自然而然地也突显了库藏特色。 去年以来，由于建立了结构合理的库藏体系，显著提升了档案资 源建设水平，有效服务了企业生产经营的各项工作。2008年度，各 基层区队、科室共有267人次，查阅档案469卷次，复印各种资料813 张，创造了历史最高记录。在山东省档案信息资源开发利用工作中， 我矿有10个项目获奖，并成为淄矿集团唯一一家获得先进集体荣誉 的二级单位。 浅谈新形式-F如何深化 和扩大档案西e；-a利用 山东信发华信铝业有限公司档案室 刘 燕 档案的利用是档案工作的最根本目的。而对于企业档案的充分 利用，则能有效提高企业各项工作效率和工作质量，同时也为企业 领导和其他工作人员在制定方针政策、商洽工作、处理问题、总结经 验等方面提供科学的依据和准确的信息，它作为与企业同步发展 的无形资产在企业管理等各方面正积极地发挥着重要作用。因此， 做好企业档案利用是我们档案工作者义不容辞的责任。那么，在新 形势下如何深化和扩大档案利用，使之更好地满足企业可持续发展 的需要，联系我们的工作实际，我认为主要从以下几个方面人手。 1．每个档案工作者都要力争成为多面手，不但对自已业务知识 要精通，对本公司其他各单位的业务都要精通，只有这样才能把住归 服务创新篇 ·271· 档的质量，也才能提高档案利用率。 记得在建立档案室初期，我们这些档案工作人员由于缺乏社会 竞争意识、创新意识，工作谨小慎微、求稳怕乱，不能积极进取，也不 知道各单位具有保存价值的档案涉及到哪些，交什么，就整理什么。 由于归档的质鼍非常差，一年下来利用档案干部职工了了无几。而 今，我们每一位档案工作者都是多面手，不但对档案室业务精通，对 公司其它各单位的业务也非常了解。因为只有这样才能签定出各部 门上交的档案是否齐全，是否有保存价值。具体做法是：我们把一个 科室一个科室上交的档案进行认真、仔细学习，把每一份文件资料内 容详细看一遍，把每一张报表数字的来龙去脉都弄清楚明白，就这样 我们从中了解了本科室涉及到业务。然后我们就同本科室业务骨干 或领导交流，把自已头脑中形成的本科室业务流程与他们的实际工 作相互对照，发现问题，然后分析问题，再解决问题，就这样使我们对 本科室的业务程序更加明了，从而更进一步了解科室与科室之问的 业务联系，了解本科室涉及到档案，了解档案保存价值的大小。就这 样，我们初步制定出公司各单位的归档范围，然后再与公司各单位领 导探讨，最终确定各单位归档范围。因为各单位归档范围一般是不 会改变的，除非其职能部门性质改变，所以我们每年归档质量非常 高，归档率100％，完整率100％，准确率100％，利用率也逐渐提高。 2．档案只有被广大干部职工利用，才能体现出它的作用。为使 更多的人能够利用档案，充分发挥档案的作用，档案部门应做好档案 的加工整理，并主动向广大干部职工提供利用。 目前企业需要利用档案的人并不少，但实际利用档案的人数并 不是那么多。这其中的原因就是不知道档案室有什么档案，对档案 工作有一种神秘感和陌生感，缺乏自觉利用档案的意识。为了让尽 可能多的人利用档案，我们档案工作者根据档案的工作标准，把室藏 档案认真按照组卷的要求进行加工整理，使之条理化、系统化、规范 化、标准化。然后，通过网络及时公布开放的档案目录，我们还通过 将档案目录印制分发到有关部门，使广大干部职工有目的来档案室 利用档案。有一次，我们把印制好的档案目录送到了供应科，几分钟 过后，供应科张科长拿着档案目录急匆匆赶来，并指着档案目录激动 ·272· 齐鲁档案论坛 的说：“快给