浅谈集中招标分散采购研究.pdf

浅谈“集中招标，分散采购 上海铁路局芜湖机务库 劳维础 物资资源整合是上海铁路局在内部经营管理体制上的大胆探索。新成立的路局物资管 理处整合了4个物资供应段和25个主要用料基层单位的材料科人员、库存物资、库房设施 和相关机具，为全局的运输、生产、建设供应主要的物资。经过三年的摸索和实践，相继规 范了一些作业流程，在管理上取得了很大的成绩。但随着铁路的快速发展，对物资供应工作 提出了更高的要求。在新的管理体制下，物资供应面临着点多、线长、面广、物资繁杂和供 应的即时性。但我们目前供应的方式主体上还是延伸了原来三级供应管理模式，这种供应方 式存在着以下的主要弊端： 1．计划申请时间较长。为了加强物资供应的归口管理，实现集中采购，要求物资的需 求计划层层上报。首先要由各用料基层单位提出物料的申请计划，再由各驻段网点库的业务 人员根据库存情况，重新编制规范的申请计划分类报到供应站和物资处的采购部门。 2．计划兑现时间长。各用料基层单位一般用料申请计划都是现场急需，由于计划的层 层传递，最后对计划的兑现都没有具体的人负责。形成了各层业务员都管计划，确没有人跟 催计划的现象，不能及时解决场所需，以至影响运输生产。 3．集中采购、集中储存、集中配送是物资资源整合的目的。但现场存在的情况是各用 料基层单位所需的即时用料都是零散的，没有规律性，甚至少到几个螺丝螺母。其次现场所 需的物资复杂多样，专业性较强，各网点库业务员在接到现场的用料计划时，也不能及时弄 清到底需要何种规格型号的物资，和物资部门的专业用语不能一一对应。第三有些物资的供 应厂商分散在全国各地，同时我们所供应的站段也分布较散，有的用料工班甚至不通汽车， 这给配送带来一定的难度。 4．没有对供应厂商进行规范管理。在没有对物资资源整合之前，各个用料基层单位都 有相应的供应厂商，在资源整合后，就形成供应厂商多而杂的局面，一种物资的供应商多达 十几个。因各用料基层单位惯性思维，无法形成批量采购，不能充分发挥市场竞争机制的作 用。 5．帐单不能及时传递。帐单是从供应站向各个网点库传递，在这个传递的过程中需要 一定的时间，影响各个基层站段的成本核算。 对上述存在的情况，面对现实的局面，如何真正实现物资资源整合的优势，确保物资的 供应呢?对此我提出自己的一点看法：“集中招标，分散采购”。“集中招标”是把未来一个 时间段内所需要的物资总金额及物资名称规格型号数量作为招标内容，要求在一定时间内履 行合同。“集中招标”目的是把需要的物资一一确定唯一的供应厂商。“分散采购”是在确 定供应厂商后，由各个网点库直接向供应厂商采购，在一定的时间段内采购完招标确定的数 量。 一、“集中招标，分散采购存在的环境分析 1．上海路局的物资采购是个巨大的市场，所需的物资分为专业用料物资和通用料物资， 在目前的市场条件下，这两种物资的市场供应是丰富的。由于铁路局本身的属性，采购的物 资用于维修和建设，是物资流通的终点。大部分专用设备是成熟型的设备，形成有规律性 的需求。更重要的是铁路企业对所有的供应厂商有着巨大的吸引力，这些优势为我们实行 “集中招标，分散采购”创造了有利的外部条件。 2．上海铁路局管辖范围较广，但各个基层站段却相应集中在上海、南京、杭州、合肥 这几个中心区域。在这几个区域中，原物资供应站的各项管理机制相对健全，各个基层站段 都有驻段网点库直接向现场服务，这为“集中招标，分散采贿”的内部管理机制创造了有 利的条件。 二、“集中招标，分散采购的具体实施 1．对重要物资，消耗量大的物资，和需求计划有一定限期允许的物资定为A类物资， 主要包括钢轨、柴油、轨枕、基本建设所需的物资等，这类物资由物资管理处负责招标采购 供应。 2．对各专业维修所需的物资定为B类物资，对这类物资由物资管理处集中招标，由各 驻段网点分散采购。首先对各专业物资过去几年的消耗情况进行分析汇总，预测出下一年度 的采购总量。对采赡总量按照专业编码平衡分解为若干个批量。在这些采购批量中，详细的 列出各种专业物资编码、图号、型号规格和采购量，根据市场价格汇总采购金额，采购金额 在一定范围浮内动，注明需要这些批量内物资的网点库名称。然后按照专业的不同分别向各 个生产厂家发出标书进行招标。供应的时间视具体的情况而定。确定供应厂家后，在物资管 理处网上公布，