初探办公自动化在文书档案管理中的应用.docVIP

精品论文 参考文献 初探办公自动化在文书档案管理中的应用 吕晓男（哈尔滨儿童艺术剧院，黑龙江 哈尔滨 150000） 摘 要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载着社会发展的方方面面。由于传统的纸质档案管理已经无法满足时代的需求，提高文书档案管理，采用办公自动化系统也是顺应时代之举。本文就应三个方面对办公自动化在文书档案管理中的应用摊点粗浅认识，以此希望对办公自动化在文书档案管理中的应用有更多的帮助。 关键词：办公自动化；文书；档案管理 随着经济的快速发展，科学技术的日益提升，许多办公自动化的系统也得到了不断的完善。就文书档案管理，目前许多单位仍然沿用传统的纸质文件存储的方式。纸质文件存储虽然也有很多的优点，但是给资料的查找、读阅带来了时间上和空间上的限制，而且过多的文件柜的使用也带来了资金和时间上的浪费。而在文书档案管理中，运用办公自动化，不仅能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率，同时还能够提高工作人员的办公效率，得到资源的共享，由此可见在文书档案管理中运用办公自动化有着十分深远的意义。 1 文书档案应用办公自动化管理的利弊 1.1 办公效率大幅度提高 传统的文书档案管理工作主要的还是依赖于人工操作，工作人员需要准确无误的书写、分类、统计，投入大量的时间。而实际上这项工作不仅耗费了大量的人力，还往往还容易出现差错，造成大量的损失。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。 1.2 相关文件的稳定性增强 相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。 1.3 实现信息资源共享与交流 在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。 运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。 但是，办公自动化在文书档案管理中也存在以下问题： （1）电子文件保密性变弱。 电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。 （2）对文书档案管理人员的要求高。 办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。 2 办公自动化在文书档案管理中的具体运用 2.1 规范统一文书档案的管理体制 当前，许多单位依旧对文书和档案实行分部门管理，这种分部门管理的现状使得部门间的交流与合作难以实施，不利于文书档案管理的统一化。 因此，规范文书档案的管理体制势在必行，只有实行单位内部的文书和档案管理的统一规划，才能促进二者同步发展。文书的管理不管是前期的工作，还是后期的归档处理等，都隶属于档案管理部门统一监督管理。 2.2 制定完善业务流程标准 对于文书档案管理的具体要求需要有统一的标准和流程。在文件的处理、归档、电子文件格式等方面要有具体的程序规定和规范，使得相关部门职员在处理文