千招百式让Excel用得更好(上).doc

千招百式 让Excel用得更好(上) 微软的Excel恐怕是现在仅次于Word，使用人数最多的一款办公Windows XP + Excel 2003环境） 　　1. 多工作表同时录入技巧 　　【问 题】 有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力，有没有什么好办法能够让其他几个工作表自动与第一个表同步录入呢？ 　　【小 飞】 其实对于这个问题，Excel的开发人员已经早早就做好考虑了，它为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制，操作的方法也很简单 　　【方 法】 　　1) 首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样了。如图1所示 　　 图1 　　2) 随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。如图2所示 　　 图2 3) 等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会惊奇地发现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样，方便吧！ 　　【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1” 　　2. 一个单元格内输入多行数据 　　【问 题】 有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于Word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？ 　　【小 飞】 呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。 　　【方 法】 　　1) 首先选中一个单元格，开始输入文字 　　2) 当输入到需要换行的位置时，按动Alt + Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。如图3所示就是最终效果图 　　 图3 　　3. 财务报表不马虎，轻松实现语音校对 　　【问 题】 Excel作为一款强大的电子表格软件，自然特别受到财务人员的青睐了，好多财务报表其实就是Excel制成的。但百密总有一疏，谁也不敢保证自己在录入庞大的数据报表时不会出现一点错误，要是自己录入时身边能有个助手帮着自己进行校验，那该有多好呀，可这样的“美事”又怎么可能呢？ 　　【小 飞】 其实，Excel还真就给大家提供了这样一位好“助手”，那就是它的语音校对功能，启动以后，您既可以选择在报表输入完成时一次性朗读校对，也可以让Excel在您每输入完一个单元格后就朗读出来，非常实用。相信用过之后您就一定会喜欢它的 　　【方 法】 　　1) 点击“工具 图4 3) 使用时，只需将要校对的区域用鼠标选中，然后再点击相应的功能按钮就可以了。值得称赞的是，Excel的这个朗读功能智能化程度很高，比如它在朗读的过程中如果遇到了标点符号，会自动停顿一下，使得我们听上去更加自然。 　　【小提示】 有些朋友在第一次使用语音朗读功能时，会发现Excel读出的全都是英文，这又是怎么回事呢？原来这是Windows XP的默认语音引擎捣的鬼。要解决它也很简单，只要点击“开始”菜单→“设置→控制面板”菜单项，然后再双击其中的“语音”图标，将“语音选择”中默认的“Microsoft Sam”引擎改为“Microsoft SimplifIEd Chinese”就可以了。如图5所示 　　 图5 　　4. 长报表如何固定表头显示 　　【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示 　　 图6 　　【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。 　　【方 法】 　　1) 点击“