教务处教学档案资料立卷归档暂行办法.doc

湖南理工学院教务处教学档案资料立卷归档暂行办法 (院教发[2004]26号 2004年12月8日) 一、总 则 ㈠为了加强对教学管理、教学实验、考试管理、学籍管理、素质教育等活动的文件材料的收集，充分发挥档案在教学管理中的作用，根据上级主管部门的规定并结合我处实际，特制定本办法。 ㈡各科室设立兼职材料员一名，处设兼职档案员一名。 ㈢凡在本处教学管理、教学实践、教学研究、考试管理、学籍管理、素质教育等活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各有关科室兼职材料员进行收集、整理，并根据“教学文件材料的归档范围”中的类目条款对号入座立卷后，于次年三月底一次性交处兼职档案员统一归档。处兼职档案员负责对各科以外材料的收集、立卷和各科室材料的收集、综合、归档上交以及全处档案的管理和利用。 ㈣各科室必须按规定的类目条款设立预备卷，以便对平时档案的收集。 ㈤所有档案材料必须完整、齐全、不得散失或据为己有，要保持原始文件的作用。 ㈥所有档案材料一式两分，一份上交学校档案馆，一份存处备查。 ㈦搞好教学管理的档案工作是加强教学管理、深化教学改革、开展教学研究、提高教学质量的基础工作，各科室岗位负责人必须加强对档案工作的领导和管理，各科室档案工作资料员的成绩将作为个人年终考评的依据之一。 二、教学文件材料的归档范围、保管期限。 ㈠综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 2 教学改革、培养目标、培养规格、计划、学制等方面的批示、规定、办法 永久 3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结、大事记、“专升本”、联合办学协议书材料 永久 4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期 5 非学历教育的培训班、进修班材料 长期 6 教学工作、教师基本情况的各种统计报表 永久 7 学生运动会材料 长期 8 学校有关考务、考试工作安排、总结和考务奖惩文件材料 长期 9 各系、部工作周历 短期 10 教学成果申报材料 永久 11 教师科研、教学获奖、优秀先进事迹材料 长期 12 申请单、请示、报告 短期 ㈡学科与实验室建设 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期 2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久 3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久 4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期 5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久 ㈢学籍管理 序号 类目名称 保管期限 1 新生入学登记表、新生注册表 永久 2 学生学籍卡片 永久 3 学生成绩总册 永久 4 在校学生名册 永久 5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长期 6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 长期 7 学生处分材料 长期 ㈣课堂教学与教学实践 序号 类目名称 保管期限 1 各专业教学计划、教学大纲 永久 2 课程建设要求及安排、校历表、课表 长期 3 各系（部）、科目、专业课程试题库 长期 4 典型教案、重要备课记录 长期 5 教育实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期 6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期 ㈤学位 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关学位工作文件材料 长期 2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 长期 3 学位委员会会议记录、决定 长期 4 学位委员会授予学位名册 永久 5 本科生优秀学士学位论文 长期 ㈥毕业生 序号 类目名称 保管期限 1 应届毕业生注册花名册 永久 2 应届毕业生花名册 永久 3 应届留级生花名册 永久 4 签领毕业证花名册 永久 ㈦教材 序号 类目名称 保管期限 1 自编、主编教材 长期 2 各系各专业使用教材目录 长期 3 自编、主编教学指导书、实习指导书、毕业论文指导书和习题集 长期 4 其他有保存价值的自编参考资料 短期 附录：存系（部）教学类档案 序号 类目名称 保管期限 1 院发文件通知 短期 2 与本系（部）有关的外来文件（复印件） 短期 3 有关教育教学获奖文件（复印件） 长期 4 系工作职责、规章制度 长期 5 系工作计划、总结、会议记录、纪要、简报 长期 6 本科生毕业论文及评审意见 长期 7 课堂教学、实验教学的材料、课程进度表 短期 8 教师任课安排、教案 长期 9 优秀实习报告、学生发表论文情况汇总 短期 10 学生考取研究生的有关记录及比例 短期 11 本专业教学检查、调查材料及总结 短期 12 教师工作量核算、登记材料 短期 13 面授通知、通报、试卷 短期 注：以上教学档案保存时间至少为五年。