对档案销毁工作纳入常态化的思考.docVIP

精品论文 参考文献 对档案销毁工作纳入常态化的思考 王秀云（中国建设银行股份有限公司黑龙江省分行，黑龙江 哈尔滨 150000） 摘 要：本文在调查了解商业银行档案鉴定销毁工作情况的基础上，同时借鉴兄弟行在档案鉴定销毁工作方面的经验做法，提出了商业银行档案鉴定销毁工作常态化管理的思考。 关键词：档案管理；档案销毁工作；常态化；必要性 1 推进档案销毁工作常态化的必要性 1.1 可以消除历史档案的保管风险。应销档案和应保管的档案长期累积在一起会增加保管成本和档案人员的工作量。同时，由于各行的库房条件不同，存在着保管上的各种风险。直至2009年底出台的档案销毁管理规定从审批权限、鉴定环节和操作流程等具体要求，才使得销毁工作具有可操作性和规范性，通过集中清理和销毁，能够彻底解决历史遗留问题，消除档案保管中的风险隐患。 1.2 可以有效缓解档案库房压力。据统计，目前商业银行各类档案中，会计档案约占78%，且每年以80000多卷的增速递增着。如果不解决会计档案的销毁问题，就难以解决全行档案库房的压力。而销毁管理规定本着程序简化、操作简单的原则，对到期应销毁的档案做了全面细致的规定，以实现档案鉴定和销毁的顺畅。 1.3 可以贯彻全行战略成本的管理要求。档案销毁是目前同业面临的共同课题，如果不能实现及时销毁，一方面会持续增加库房建设的投入，占用相当的库房空间和保管设备等物资；另一方面也会增加大量的人力成本和档案库房的运营维护成本，不能形成成本管理优势。从根本上组织档案销毁工作，解决档案“只进不出”的问题，并使之制度化、规范化、常态化，有效减少财务资源的投入是当务之急。 1.4 可以促进档案库房规范化管理。档案销毁需要对到期档案进行全面清理和重新盘库，是对过去档案保管情况的总测试，有利于发现存在的问题，从中总结经验教训，改进档案保管工作。同时，各立档部门通过参与销毁工作，可以提高各部门的档案存档意识，有利于促进档案工作的普及和应用。 2 推进档案销毁工作常态化的建议 2.1 依靠制度，准确把握档案销毁工作的关键环节。 2.1.1各一级分行的档案管理部门应做好组织和推动工作，将被授予的档案销毁工作的权限切实承担起来。要加强组织，合理制定全系统销毁计划和操作规范，抓好培训，精心布置，突出重点，逐级落实责任人，确保按要求高质量地完成销毁工作。 2.1.2坚持程序，规范操作。公示制度是本次销毁工作的基础，是确保对有价值档案不被遗漏、误销的重要环节。档案部门应将到期档案目录以正式文件形式发送各个部门，对涉及的重点部门应以适当方式予以确认。各相关部门应高度重视，切实负起责任，对所公示的档案进行实物鉴别、确认。 2.1.3把握好业务价值鉴定和历史价值鉴定的侧重点。业务价值鉴定由相关业务部门负责，主要依据“未结续存”原则确定，应挑选具备丰富的业务知识和较高政策法律水平的人员参与鉴定。历史价值鉴定由办公室负责，侧重于历史视角，应站在全行、一级分行的高度予以确定，要挑选熟悉本行机构沿革、职能变更、业务改革发展过程的业务骨干参与鉴定。 2.1.4突出重点，兼顾其他。根据统计，我行会计档案和信贷档案合计占比为85%以上，对库房压力的释放起着举足轻重的作用。所以对这两类档案应重点进行清理，特别是会计档案，要制定具体的销毁方案，以保证应销尽销，而且不误销，以降低保管成本。 2.2 精心组织，克服销毁工作中的难点。 2.2.1改进档案鉴定销毁制度和流程。由总行根据档案门类的不同，制定具体的鉴定标准和销毁程序。并逐步建立到期档案的自动销毁制度，除法律性文件不能随便销毁外，大部分档案要按规定实现到期自动销毁。 2.2.2对目前到期的会计档案，应制定具体的操作流程，解决不同期限会计档案混装条件下的销毁问题。在完善档案销毁机制的基础上，在全行开展一次集中清理销毁工作。组织专人进行鉴定，分拣出具有长期或永久保存价值的档案按规定做续存管理。 2.2.3集中力量做好会计档案的分拣工作。销毁工作的重点是会计档案，而会计档案混装则是导致到期无法销毁的瓶颈所在。长期以来，虽然会计制度明确了不同会计资料的保管期限，但在前台操作上并没有按保管期限进行分类封装，而是将永久、25年、15年、10年、5年、3年等不同期限的会计档案混装在一起。在鉴定时必须将永久期限的会计档案从中挑选出来。因此涉及的相关部门应共同抽调人员，集中投入时间和精力，做好分类分拣工作。 2.2.4精心组织，克服时间跨度长、鉴定难的问题。我行经历了55年的历程，由当初的政府部