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文控中心修改文件培训讲义 目录 一.修改目的…………………………..…… 1 二. 各单位文件数量………………………..2 三.文件修改要求………………….………..3 四.文件修改注意事项……………………….4 五. 结束………………………………….….5 本次文件修改目的: 公司组织架构变更. 故文件的封面及内容权责单位与组织架构一致. 修改范围: 一、二、三阶文件,及表单 修改完成日期: 2011-5-25 之前全部完成. 各部门文件数量. 二阶文件: 三阶文件: 文件的作业内容与实际是否一致？ . 请各单位内审员或主管对自己单位的文件进行审核,实际作 业与要求是否一致. . 文件中的权责是否与现在的部门一致？ 《公共设施及工作环境管理程序》 5.7.2.由行政课组织推进5S活动，确保工作环境满足产品和制造过程的需求，保持有序、 清洁和维护的状态，具体按《5S管理办法》执行。 案例: 2.修改文件要求: --- 封面 修改封面. 1.标准格式: 月-日-年且月份用英文 写修改日期 2.需要升版 3.修改描述需要写清楚. 4.标准格式: 字体大小需要调到 9.5才能显示完整: Department Review. 一致 5.按照公司部门变更,最新的部门架构 3. 文件要求字体大小和格式. 标题的字体的字号和正文的字号为小四号，正文的小标题如： 1.0、2.0、3.0等必须加粗字体，页边距上下为1.5厘米、左右侧页边距 为1.3厘米、左侧装订线为0.3厘米，页眉单实线为1.5磅）。 4.4 各部门資料管理人員： 4.4.1对文件列册管制, 並审核其文件管制作业。 4.5文件编制部门: 4.5.1文件資料的原稿制作﹑变更﹑废止等通知。 4.5.2副本申請﹑签收﹑保密﹑保存﹑作废和销毁 作業。 案例: 序号编写,例如.2.2 下一行应该为:2.2.1 且前面需要空两格. 4. 文件需要哪些单位签核？ . 一二阶程序文件需要签核到每个部门. . 三阶作业办法 签核部门,在文件中权责有涉及到的部门都需要签核. 提示: 无需签的部门直接用/画掉. 修改文件注意事项: 5.文件编写必须包含: 1.0目 的 2.0 范 围 3.0 定义 4.权责 5.程序 6.相关文件 7.相关记录 8. 流程图 6.修改文件需要填写文件变更申请表. 及及时提供电子档 7.文件中流程图是否标准？ 案例:《人力资源管理程序》 8.文件封面版本号全部取消. 取消封面版本号 9.不需要的文件及时作废. 及文件内容需要清楚明白. 案例1: 1. 管理部写的《提案制度》 YG-WI-MD-011, 现在已经重新写了提案改善管理办法. 故可以申请作废处理. 案例2: 1.《公司福利管理制度》内容: 5.1福利项目 5.1.1公司提供的各类假期：5.1.1.1法定节假日5.1.1.2病假5.1.1.3事假5.1.1.4婚假5.1.1.5丧假5.1.1.6探亲假5.1.1.7产假5.1.1.8年休假5.1.1.9工伤假 具体请假事宜参见公司管理规定。 10.表单需要核对是否使用最新版本. 各单位表单需要核对是否一致. 本次文件修改 ,如有需要提供任何帮助 请与以下人员联系: XX 邮件: XX@XXON.XICN 短号: XXX 邮件: DXX@XXON. CN 短号: 分机: