学校档案信息化管理策略.docVIP

精品论文 参考文献 学校档案信息化管理策略 邓美英　广东省河源市河源中学　517000 摘　要：本文从学校档案管理存在的问题、档案信息化的意义、档案信息化建设策略三个方面进行阐述，力图进一步推进学校档案管理的信息化。 关键词：学校　档案管理　信息 长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管事务性的工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。因此，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，让档案管理信息化显得尤为重要。 一、学校档案管理工作的问题 1.意识淡薄、材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 2.管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。 二、学校档案信息化管理的意义 学校档案是各学校在教学、科研、管理等活动中形成的文字、图片、声像等不同介质的记录资料,是学校发展历史的缩影,具有丰富的内涵和较高的社会历史、文化价值。学校档案不仅客观真实地反映了学校发展的整个过程,也为学校的持续发展提供了历史依据。目前,学校档案部门所管理的大多是纸质文档,相应的管理方法以手工管理为主,对学校在新时期发展过程中形成的大量电子文档的管理处于滞后状态。传统的纸质文档由于易受损坏、不易保存,在利用时必须小心谨慎,因此,使用的程序比较繁琐,这难免使得学校的文档大多束之高阁,不轻易示人。 然而,档案价值的实现正是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的，学校档案部门是为学校的发展、教学的改进提供信息帮助以供策略参考的机构,其生存条件就在于档案能够被相关人士便捷地阅览、档案信息能够被他们有效地加以使用。在当前形势下,大力推进学校档案信息化管理,无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。 三、档案信息化建设策略 1.加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。 2.加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。 3.采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。我国有信息法，主要目的是为了调整信息的搜集、传递、处理、存贮、利用和控制等过程中所发生的信息关系。信息法涉及到下列范围:（1）信息社会关系的基本问题，如处理个人信息的关系系统规定，设立个人信息处理监督机构;（2）信息民主和信息基本人权的问题，如获得信息权，使用信息权、参与信息权;（3）信息技术规划问题。我们在信息领域中使用中还得加以规范约束我们的思想观念与行为准则，让档案管理信息化切实可行。