中小型白酒企业销售业务内部控制--以重庆TB公司为例.docVIP

中小型白酒企业销售业务内部控制--以重庆TB公司为例 4．5销售业务监控的问题 4．5．1持续监控机制不完善 (1)获取内部控制体系持续有效运行信息不及时 公司没有针对销售业务建立相应的信息系统，对于销售业务相关信息的 记录主要采用Word、Excel文档的方式来记录，以至于公司无法将历年的销 售业务信息进行集成与有效管理。 当公司管理层需要获取这些信息时，需要财务部、综合部、销售部、营 销部等部门分别提供信息，这导致公司管理层无法快速将销售业务内部控制 体系持续有效运行的信息进行纵向、横向比较，也难以依靠信息系统的便利 性快速发现重大差异。 这种低效的信息获取方式降低了对销售业务进行持续监控的有效性。 (2)公司管理层不够重视外部审计师对加强内部控制的建议 公司没有成立内部审计委员会或者专门的审计部门，公司每年会聘请的 外部会计事务所对公司的财务报告进行审计，其中也涵盖销售业务。既然公 司没有内部审计师帮助公司优化内部控制体系，则外部审计师成为了检视公 司内部控制体系的唯一视角。因此，公司管理层应当重视外部审计师对公司 内部控制体系的建议。 公司对于外部审计师的建议没有形成跟进制度，公司管理层没有形成固 定的制定使得管理层会及时就这些建议进行讨论，并指派专门的人员负责跟 进落实这些建议。这使得外部审计师所提的建议往往无疾而终，没有真正帮 助到公司提升内部控制效果。 4．5．2个别评价过程与方法不规范 (1)个别评价的范围太局限 公司管理层对销售业务内部控制的个别评价范围主要集中在销售计划管 理、销售回款等方面，而公司管理层主要从财务部、各片区销售经理或外部 经销商处获取一些信息，用于评价销售计划、销售回款等方面的内部控制体 系。 公司管理层个别评价范围过于狭窄，往往容易遗漏对销售业务其他重要 环节的管控。比如公司管理层同样应当重视对销售费用预算、广告投放费用、 经销商库存管理、销售队伍建设等方面的个别评价。 (2)个别评价过程的适当性 公司对销售业务个别评价的过程是非正式的，公司管理层对销售业务进 行个别评价时，往往通过财务负责人、片区销售经理或其他一些渠道来获取 信息。公司没有规范的个别评价过程，使得公司管理层可以系统了解销售业 务信息，从高层销售经理到基层业务人员都能纳入到信息来源群体。 比如公司管理层会依靠个人关系从同处于白酒行业的其他公司处获取一 些关系销售业务的信息，或是从白酒行业上市公司年报中获取上市公司关于 销售业务的一些信息，并将这些获取到的信息与重庆TB公司自身的信息、数 据来对比，从对比结果的差异分析原因，进而发现销售业务内部控制存在的 问题。 这会导致公司管理层所获取的信息因销售公司负责人的偏见而不够全面， 因此，公司管理层也无法准确地对销售业务进行评价。 (3)个别评价方法是否合乎逻辑、适当 公司对销售业务进行个别评价往往由公司总经理进行管理，总经理没有 成立专门的部门或长期指定某专人负责该评价，而是临时根据实际情况指定 某人完成该项任务。因此，负责该评价工作的人员基本没有事先制定好周密 的计划，也没有针对性地设计一些调查所用的问卷、表格、访谈提纲之类的 工具。而这种没有明确目标、系统方法的评价方法，也难以真正探究出公司 销售业务存在的问题，这种个别评价往往流于形式。 4．5．3报告与跟进缺陷机制不健全 (1)未建立报告内部控制缺陷的渠道 公司鼓励内部人员报告内部控制存在的缺陷，但公司并没有成立专门的 部门或渠道向管理层汇报内部控制缺陷。 公司内部，销售业务各个层级的内部控制缺陷被发现后，往往是发现人 员向自己的上级领导进行汇报，但这些汇报并没有被记入信息系统，也可能 不会被传达给公司高层管理人员。 公司外部，公司没有专门的渠道收集经销商、消费者等外部人员对公司 销售业务内部控制提出的问题，这些问题往往是反馈给当地区域市场的业务 员，由业务员向上级领导汇报，而这些信息因为不是和销售任务紧密相连， 因此可能会被业务员所遗漏。 由于公司也没有建立相应的信息系统用于收集和管理这些汇报给公司的 内部控制缺陷，这些汇报也没能被及时记入信息系统，传达给公司高层管理 人员。 (2)未建立相关上报制度 公司没有明文规定当发现内部控制的缺陷时应该向谁汇报，这就导致发现缺 陷的人员一般只向19己的直接上级领导汇报，除此之外，不会向更高层次的 人员汇报。公司也没有明确指出哪种类型的缺陷需要上报给高层管理人员及 董事会。 (3)跟进行动不够及时 公司管理层对于销售业务中出现的内部控制缺陷较为重视，尤其关乎销 售目标、销售费用、销售人员管理等重点领域的问题。当内部控制问题被发 现以后，公司管理层会指定专人对问题产生原因进行分析，及时采取必要的 措施，公司管理层也会对缺陷的解决情况进行跟进。但是公司并没有专门的 部门或人员负责内