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保险股份有限公司 信息技术文档管理办法 第一章 总则 为规范保险股份有限公司（简称：公司）信息技术部技术文档（简称：技术文档）归档工作，规范产品开发过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。 为了更好地进行技术文档管理，信息技术部应指定一名文档管理员，专门规范管理文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。 技术文档按存储介质分大体可分为电子文档和纸质文档，分别采用不同的管理方式。技术文档按性质分大体可分为：行政管理文档、技术管理文档、商务类文档、项目技术文档、生产系统相关文档、程序文档、数据文档和其它。 文档的保密和安全 根据文档安全管理需要，大致可划分为四个保密级别： Ⅰ级：具有极高的保密需求，部门指定文档管理员负责。 Ⅱ级：具有比较高的保密需求，部门只允许某个团队或少部分人具有操作权限。 Ⅲ级：限制性保密需求文档，只允许部门内部操作使用，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发的文档。 Ⅳ级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档。 第二章 文档的管理要求 技术文档管理总体要求如下： 制度完备。部门应建立健全合适的信息技术文档管理办法，以维护档案的完整与安全。 科学分类。部门应积极地将科学的管理手段引入档案管理工作。部门应立足实际，可在文件分类、编号方式等方面进行创新，以提高工作的效率。 按时移交。部门各成员应定期（每月）主动地将相关技术文档移交部门文档管理员，同时还应保证移交文档的质量。 控制权限。对于上级主管部门、监管部门以及本部门文件，除绝密级和规定不准调阅、翻印、复印外，按规定经部门负责人批准后可以进行调阅、翻印。调阅、翻印或复印机密文件应经部门负责人及运营总监批准后方可进行调阅、翻印。 专人负责。信息技术部文档将由部门文档管理员负责文档的调阅和归档工作。在发生调阅过程时，文档管理员负责统一翻印标有密级的文件，同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印发范围。翻印的文件将视同正式文件管理。 统一存放。文件将统一按《信息技术文档归档目录结构》（见附件一）规定的目录结构存放。 第三章 电子文档的管理方法 电子文档管理内容按大类分，可以分为部门管理类电子文档、开发类电子文档、运行类电子文档。 部门管理文档：部门各类行政及技术管理文档、项目商务类电子文档、项目立项期所需电子文档等。 开发电子文档：包括项目开发期所需电子文档和相关过程管理文档； 运行电子文档：项目投产期（上线）所需电子文档、项目运行期电子文档、系统备份文档、服务器配置文件、数据库配置文档、网络参数配置文档； 其中，项目商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书，及其它商务文档；立项期所需电子文档有需求、立项签报、项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案，及其它补充文档；项目开发期所需电子文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、系统环境光盘、项目开发进度周报、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）及其它补充文档；项目投产期（上线）所需电子文档有用户使用手册、技术运维手册（安装手册、投产系统配置文档）、故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报，及其它相关文档；项目运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告，及其它文档。 电子文档保密级别 Ⅰ级：业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、部门管理文档等； Ⅱ级：需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等； Ⅲ级：技术管理制度、内部管理制度等； Ⅳ级：项目管理文档、开发过程文档等。 电子文档归档存放管理 Ⅰ级安全级别电子文档采用异地备份存放管理。 Ⅱ级及以下安全级别电子文档统一存放在公司文件服务器指定目录或录入文档管理系统，同时避免重复归档和归档遗漏，并进行定期备份。 电子文档查阅管理 Ⅰ级安全级别根据严格地审批流程才可查阅； Ⅱ级安全级别要登陆到相关域，由相应负责人员授权才可查阅； Ⅲ级及以下安全级别必须登陆到公司内网才可查阅。如因工作和业务原因需要借阅，需填写《信息技术文档借阅单》（见附件四）。 电子文档修改和撤销 Ⅰ级安全级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作，并履行严格的登记制度。不允许非负责人修改、撤销。 Ⅱ级及以下安全级别电子文档的修改和撤销要严格按照资料管理员要求，由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销。 电子文档的权限管理分配 第三章