档案、书籍影像管理制度.doc

第六部分 档案管理制度 第一条 总则 1.1 本制度所称公司是指本公司，档案是指各公司在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 公司档案工作的基本原则是：集中统一地管理企业全部档案，维护档案的完整与安 全，便于企业各项工作的利用。 各地行政人事部是档案管理的专职部门，负责档案及与档案有关各项工作的开展实 施；各部门文职（或内勤）人员应配合档案室做好档案前期工作，负责本部门形成文件材料的收集、积累和整理归档工作。 第二条 文件的形成与归档 2.1 文件材料的形成： 公司各部门及承担重要任务的项目负责人,应指定人员负责文件材料的积累整 理和归档工作。并确保档案材料的完整、准确、规范和及时归档； 档案管理人员应适时深入各部门了解档案前期工作情况，督促和指导有关人员 做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作； 对外购资料、书籍，有关人员应及时向档案部门办理移交登记手续，经行政人事 部门接收并在购书凭证上签字后，财务部门方可办理报销手续； 2.14集团/公司召开的会议、举办的活动无特殊指定部门，则由行政人事部负责收集、 整理相关资料并归档 2.2文件材料的归档： 2.2.1本企业生产、经营管理有关的文件材料； 2.2.2本企业有保存价值的书刊、音像等材料； 2.2.3本企业所获得的奖状、奖杯、奖杯、荣誉证书等资料； 2.2.4文件材料归档的具体规定和要求见《企业文件材料归档办法》。 第三条 档案的整理 3.1档案管理人员应依据企业管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的 分类与编号； 3.2编制档案总目录以及分类目录、底图目录、专题目录等检索工具，以提供方便、快 捷、准确的查找服务； 3.3建立档案统计台帐，按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案 种类、数量、档案提供利用及其效果等方面； 3.4档案文件需要实现电子化，所有档案文件需要扫描进电脑保存，实现利用的高效率； 3.5档案管理人员可在基础工作扎实完备的条件下着力开发档案信息资源，为改善企业 经营管理、提高产品质量、增加经济效益等方面服务。 第四条 档案的查阅利用 4.1 公司员工查阅利用档案资料必须填写《档案查阅利用审批单》，经过部门经理确认后，方能查阅公司档案； 4.2 档案资料一般仅限于档案室查阅，特殊情况需外借时，须持填写完整、签批手续完备的审批单办理；摘抄、复印档案资料要征得档案管理人员同意； 4.3 专有技术、专利、引进技术、商业秘密等定有秘密等级的重要档案须经董事长或总经理审批同意后方可提供利用； 4.4 档案利用者应对所利用档案的保密、安全、完整负责，不得随意涂改、圈划，不得增删原有内容，不能污损或丢失，外借档案不得转借他人； 4.5 如有上述违规情况，档案管理人员有权追究当事人责任，并视情节轻重给予行政及经济处罚； 4.6 借阅档案期限一般不超过一周，到期后仍需继续利用的，应及时向档案管理人说明情况，重新办理借阅手续。借用完毕后档案工作人员需对所提供档案资料清点查验，确认无误后方可办理退还手续； 4.7 凡外出工作和调离本公司的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则行政人事部不予办理有关手续； 4.8 实现局域网内查阅档案时，档案管理人员应根据不同部门和职位设置查阅权限，以确保档案信息安全； 4.9外单位人员查阅利用档案需有正式证明文件并由本公司相关业务部门派人协同办理； 4.10各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，及时移交档案室保存。 第五条 档案的鉴定、销毁 5.1 在全面分析档案的现实作用和历史作用的基础上，准确划定档案的销毁范围，档案管理人员应每两年对保管期满的档案进行一次鉴定； 5.2 档案鉴定工作一般采取逐件审查的直接鉴定法； 5.3 档案鉴定工作应按以下程序进行： 5.3.1 成立档案鉴定小组，组长由行政人事部负责人担任，档案管理人员和其他部门有关人员为小组成员； 5.3.2根据国家及省市有关规定，统一档案鉴定标准参照执行； 5.3.3鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见；对失去保存价值，需销毁的档案登记造册，并向公司提交档案鉴定报告； 5.3.4报批档案鉴定报告，并在档案销毁清册上签署意见。 5.4 销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前应对待销档案认真清点复核，档案销毁后分别在销毁清册上签字； 5.5任何部门及个人均不得违反保密规定，将应销毁的档案做其它用途或当作废纸出售； 5.6 鉴定工作结束后，档案部门应及时重新做好