时间管理技巧专题讲座.pptVIP

“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？” 日程表时间管理法 8、时间管理的改进方法 消除电话干扰和不速之客 消除无效会议 事先作计划，克服条理不清 克服经常救火 有效授权 克服想干的事情太多，学会说“不” 有效沟通 明确职责 克服工作搁置和拖延 克服办公桌杂乱和个人混乱 自律 每天“Quiet An Hour” 今日事今日毕 时间价值表 电话的发明——贝尔与格雷的故事 9、有效时间管理小贴士 准备一个待办事项清单、时间记录本或效率 手册，以备分析检查或查阅待办事项。 做正确的事，第一次就把事情做好。 “零缺陷”——Phihp B Crosby 第一件事100%的做好，会赢得第二件事100%的时间 知道如何停止。有时思维不清了，就要停止工作 120原则。制定计划时要留出弹性时间 在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天  或预定工作计划或约会，以备遗忘，可在电脑系  统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒 设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人 有无帮助，如情况消极应及时纠正 如一项工作别人或部下做得更好或更合适去 做，则应及时转交他人（授权） 重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事 制”，规定在限定时间内报告处理结果 处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能  与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？ 要为下属形成一些习惯和程序 对重复出现的异常，制作并运用标准作业程序 善于利用零星时间（一生的时间支配） 1、如何应用上下班中途时间 2、如何利用等待的时间 不要使自己成为下属任务的执行者，不要陷入部 属布置的陷阱中 管理者背上的猴子 一生的时间支配 社会学家曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间支配： 睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 会议的目的： “讨论会议”是最常举行的会议。利用每一位与会者 的经验与智慧，以获得最好的结论。 为了达成共识而召开的会议。让参加会议的人对组 织的目标或经营环境的看法经由沟通、宣导后使大 家屏弃成见，达成共识，称为“共识型的会议”。 提供信息给需要的人。“传达性会议”。 10、会议时间管理 会议成功的要素 议题要和参与开会的人有关； 规定适当的出席人员，解决问题的会议其参与者必 须是有权力与义务的人； 主持人：会议主持人要能引导发言、控制会场秩序、 管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出席会议人 员的发言要点、作出会议结论； 会议要有充分的准备； 与会者的态度：准时参加会议、会前对要讨论的议 题有充分的准备、尊重别人的发言权、注意倾听别人 的意见、期望会议能得到最好的结论； 会议四步骤 导入议题； 充分发言； 获得一致性结论； 对每个结论确定负责实施的对象和实施的期限； 在内容上有连续性的会议或例会等，通常在开 始本次会议的正式议题前，应对上次会议决议事项 的实施状况进行追踪、检讨 如何让许多不同的意见趋于一致 去掉一些大家没有能力做到的一些想法； 删除一些离题的意见； 对剩下的一些可行性高的意见，让大家评估每个 意见的优劣点； 最后评估选出的意见是否能达到议题的目的； 高效会议管理 事先決定會議開始及結束的時間。在會議開始前讓 與會者知道這項訊息。 準時開會、準時散會。就算與會人數未到齊。 訂定每件討論事項的討論時間。確保與會者知道每 件事項有多少討論時間可用。 掌握會議時間。 把會議室內的椅子先搬走。坐著開會所需的時間要 少三分之一 会议时间下午比上午适当。周一的下午及周五的下 午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定， 避免「议而不决、决而不行」。 会议时间以六十至九十分钟最恰当。重要会议不要 超过九十分钟；一般会议六十分钟就一定结束。 采用分点而非整点开会 会议场所主席要背对大门。与会者面对大门，会使 迟到的人心生恐惧而减少迟到。 会议的人数愈少愈好 会议主持要经过议事议程训练。主持所负责的是确 保议事议程顺利进行，以及时间控制，而不是來训话 或是做裁判的。 会议室不可太过舒适，会议中不可有任何干扰，包括 送资料、茶水或接电话