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我对档案管理工作的一些合理化建议

精品论文 参考文献 我对档案管理工作的一些合理化建议 孙玲燕 山东省长岛县机关事务管理处 265800   摘 要:机关事业单位专门档案只是档案管理中的一部分,很容易被忽视和遗忘。作为档案工作者要高度重视这项工作的开展,自觉做好机关事业单位专门档案的管理,按照上级颁发的专门档案管理办法和各自的行业规范,遵循各专门档案形成的规律和特点,根据它们之间的有机联系进行收集、整理、保管和利用,为丰富馆藏档案奠定物质基础,为各项业务工作提供信息资源,为增强单位整体档案管理工作的合理化、规范化、科学化发挥重要作用。   关键词:公文 档案管理 合理建议   公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发得怎样,不仅仅决定了公文本身的质量,同时也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打好基础。   一、简析如何提高公文质量   一是公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。机关事业单位中形成的专门档案,是档案管理中不可缺少的一部分,也是各单位不容忽视的归档类别。由于专门档案形成的规律和特点各有不同,其收集和管理工作就要不同于文书档案而具有相对独立性。   二、提出对档案管理的几点建议   1.专门档案归档要掌握灵活性   文书档案的归档时间一般是以年度为界,而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况,其形成档案的规律和特点各有不同,因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。   声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载,是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌,相比文字档案来说,更直观、真实、形象、生动。   2.专门档案收集要重视完整性   专门档案形成的规律和特点具有特殊性:一是各专业内容性质不同造成在归档时间上不统一;二是某些档案形成的时间过长,如果专业工作人员归档意识淡薄,就容易造成档案内容缺失。因此在收集各类专门档案时,要特别注意档案内容的完整性。如基建工程档案,具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点,使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特性。一项基建工程项目,要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件,从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。由于基建工程人员流动性大,工程各参建部门缺乏相互沟通,加之基建工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解,极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。在收集基建工程档案时,要特别强调基建工程档案内容的完整性,按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存,确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。   声像档案的收集工作存在同样的问题。从客观上看,影像存储随意性很强,产生的电子照片丢失的概率也很高,如果不注意保存和备份,就容易丢失。因此,档案部门对声像档案的归档监督极为重要。在收集工作中,既要重视对某项工作和重大活动形成声像档案的完整性,又要强调单张影像归档的全面性,如时间、地点、人物、工作内容和活动名称,都要注有详细的说明,便于日后的查阅和利用。   3.专门档案管理要强调实效性   专门档案记载和反映的内容是机关某个方面的工作活动情况,外观没有固定的格式,载体没有统一的标准,因而具有内容的单一性、形式的特殊性、载体的多样性、归档的固定性和服务对象的针对性。对于专门档案的管理就要根据其特点有别于文书档案。文书档案可以按照年代、部门和保管期限进行统一管理,而专门档案要强调利用的时效性,根据各自不同的特点分门别类进行单独管理。如财会档案、出版刊物档案可以按照年度和保管期限进行整理上架;科研成果档案、基建???程档案和声像档案就要根据档案内容、不同载体形式分项进行保管;教学工作的学籍档案则要以学年为单元进行管理。   三、结束语   机关事业单位专门档案只是档案管理中的一部分,很容易被忽视和遗忘。作为档案工作者要高度重视这项工作的开展,自觉做好机关事业单位专门档案的管理,为增强单位整体档案管理工作合理化、规范化、科学化发挥重要作用。   参

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