资料归档方案.doc

资料归档方案 根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002及水利部水办[2005]480号文件的规定，结合工程实际，制定本工程资料立卷归档管理办法。 工程资料的划分 城防工程资料按建设程序划分为工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件等5个部分。 水利工程资料的立卷基本原则 水利工程档案的立卷基本原则是遵循水利工程材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 参建单位的职责 项目法人 对牡丹江市亚行贷款城市防洪工程档案工作负总责，须认真做好自身产生文件材料的收集，整理和立卷归档工作，同时负责对各参建单位归档工作的监督、检查和指导，认真做好有关档案的接收、归档和移交工作。 监理单位 负责对主管的单位工程项目工程资料汇总案卷的审查，审查合格后，再移交工程项目管理部。监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审查报告。 各项目部 负责做好所管工程项目档案的接受、保管工作。工程项目进行专项验收和竣工验收后，应及时办理移交手续，将资料移交到管理处资料室存档。 参建单位 负责各自形成的文件资料的收集、整理、归档和保管工作。各参建单位的技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责。 参建单位的归档要求 1、明确本单位相关部门和人员的工程资料归档职责，做好职责范围内的各项工作，在完成收集、整理、审核工作后，应及时立卷，及时向项目法人等单位移交归档文件，并应附带提交自查报告，办理移交手续。 2、工程建设前期、建设管理和竣工验收阶段的档案编制单位为项目法人;监理文件的编制单位为监理单位；施工文件、竣工图的档案编制单位为施工单位。 3、各参建单位未按要求提交工程档案的，不得通过验收；工程档案达不到规定要求的，项目法人不支付5%的保留金；凡档案内容与质量达不到要求的，不得通过工程档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程项目的竣工验收。 4、各参建单位文件材料的收集、整理工作应与项目建设同步进行，是归档的材料达到完整、准确、系统，应采取必要的安全防护措施，确保保存的文件材料的安全。 5、各参建单位应加强与建管处资料室的联系，相互沟通，互相配合，共同做好档案的归档、验收工作。 五、归档文件的质量要求 牡丹江市亚行贷款城市防洪工程项目归档的文件质量、竣工图、声像资料、保管期限、密级等应符合要求。 立卷要求、分类方案和档号的编制 ( 一 ) 立卷要求 1、工程准备、工程建设管理、工程竣工验收阶段形成的文件材料，由牡丹江市亚行贷款城市防洪工程建设管理处各部门负责收集，交建设管理处资料室整理、立卷，按建设前期、建设管理期和竣工验收材料分别组卷；单位工程项目形成的建设管理文件材料由各项目部负责收集、整理，按单位工程和问题组卷，同一问题的资料按照时间顺序排序。 2、工程施工阶段形成的施工文件材料，由施工单位负责其所建单位工程资料的收集、整理、汇总，经主管其工程的监理工程师审查合格后，由施工单位立卷。案卷分为：综合卷、验收评定卷、竣工图、声像资料卷。综合卷分A、B两部分：A、基本资料；B、施工管理资料；可根据资料的多少分别单独组卷，亦可组合为一卷。 3、监理工作中形成的文件材料，由监理单位负责收集、整理、汇总，按单位工程和问题立卷，同一问题的资料按照时间顺序排序。 ( 二 ) 工程资料分类方案 工程资料的分类 根据水利部水办[2005]480号文件《水利工程建设文件材料归档范围与保管期限》的要求，国境界河工程资料分类为：工程建设前期文件材料、工程建设管理文件材料、施工文件材料、监理文件材料、财务、器材管理文件材料、竣工验收文件材料。分类代号一次为：Q、G、S、J、C、Y。 ( 三 ) 档号的编制 根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，档号由全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号组成的原则，确定城防工程项目的档号。其工程项目的档案号是由工程项目和头编号的缩写、工程资料的分类的分类代号和案卷号组成。监理单位文件的档号依据工程项目合同号编目。 合同编号的缩写：工程项目合同编号为MFH/YH-XX。 M — —代表牡丹江； FH — —代表防洪工程； YH — —代表亚行贷款； XX — —标段序号，由两位数组成，1- 9数字前由零补位。 2、资料的分类代号：如牡丹江市亚行贷款城市防洪工程第一标段的施工资料，其文件的分类代号为S，监理类文件为J。 3、案卷号：是指案卷按一定顺序排列后的流水号。 档号的编制案例：如牡丹江市亚行贷款城市防洪工程第一标段的工程资料的档号编制 该工程项目合同编号为MFH/YH-01,编制该工程项目施工资料第三卷的档号应编写为MFH/YH-01S-3;监理资料第二