管理信息的收集与处理 串讲 ppt.ppt

客户的分类之基本客户 基本客户： 资金雄厚、经营能力强、成交次数多、数量大和经营作风较好的厂商； 或资金虽不太大，但有相当业务活动能力，经营作风好的厂商； 与我方订有经销、包销、代理合同的厂商。 一般是优先与基本客户成交，必要时在交易条件方面可适当优惠。 客户的分类 一般客户 资金较少、成交次数少、成交数量不多、经营作风尚好的厂商 对一般客户要进行培养，经常与他们发生贸易往来。 客户的分类 普通联系户 仅有函电联系或其他交往，无业务成交，资信情况不十分清楚或根本不清楚的厂商 争取普通联系户，通过各种方式了解他们的情况，加强联系。 不与往来户 资金小、经营能力弱、信用差的厂商；或经营能力虽强，但经营作风不好的厂商；资金太小、经营能力弱的厂商。 与不与往来户的交往，要严加控制 涉外经济信息收集方法 一、委托代理，获取急需信息 二、订阅国内外主要电讯和报刊资料 三、有目的地搜集第一手信息资料 四、在推销网络基础上组建信息网络 五、进行实地调查收集信息 六、利用驻外机构了解国际市场 七、外贸事实性信息的收集利用 环境条件变化的适度参谋 所谓环境变化的特征信息，主要指的是 环境变化主要体现在哪些方面？ 变化前与变化后有哪些方面的不同？ 本次环境变化与以前的环境变化有哪些区别、哪些联系？ 环境条件变化中要素分析信息与应变参谋 在环境条件变化相对平缓的情况下，适度调整和应变发展可以分两步进行。 在环境条件突变、来势迅猛的情况下，组织必须紧急适变和应变，两者可融为一体，相互配合，同步进行，以便求得主动。 SWOT 优势 劣势 机遇 风险 风险信息的处理 秘书人员在收集处理信息的工作中，要格外认真慎重对待风险信息，包括：（ ） 要及时准确发现各类风险发生的可能性及其影响面 要把握风险出现的时间和强度 要抓住风险的特征 不要把风险传递给领导 在组织求变图发展的过程中，秘书人员的信息服务和参谋建议，对领导决策有着不可低估的辅助作用。具体体现在以下方面： 探寻制约发展的障碍因素信息 寻找发现有利组织发展富有潜能与活力的因素 获取创新发展的群众智慧 获取创新发展的群众智慧 秘书人员在办文、 办会、办事的业务活动中，要留心收集整理这方面的信息； 要通过调查研究，深入基层，有目的地收寻这方面的信息； 要从信访接待、意见箱、建议簿、热线电话等联系群众的渠道中，收集这方面的信息资源。 拾遗补缺，秘书具有便利条件 1．把握纵向信息进行拾遗补缺 2．把握横向信息进行拾遗补缺 3．加强与领导的沟通进行拾遗补缺 第九章 日常事务 秘书的日常事务工作范围相当广泛，一般包括值班和电话处理、印信和收发工作、信访和接待工作、通讯和保密工作等。 会务 信访工作 值班中的信息工作 机关值班工作的重要任务之一，就是保证管理信息系统“全天候”畅通。 值班工作中的信息处理， 一是要全面、准确地把握各种信息渠道。 二是要随时准确把握领导者活动踪迹。 三是要确保组织内部和外部信息沟通的连续性、快捷性 四是要做好值班记录，以作为向领导汇报的依据 五是要建立健全值班信息处理制度 六是要注重保密 七是对重要情况要采用“特事特办”、“急事急办”的特殊处理方法 会前信息工作的原则 一是要如实反映客观情况，不能先作结论，然后去寻找证明材料，让客观实际服从主观看法。 二是要全面了解情况。 三是要深入群众，深入实际，透过表面现象，揭示事物的本质。 信访中信息的作用 一是科学决策的参考作用 二是政令实施的反馈作用 三是传递社情民意的作用 四是兴利除弊的作用 协调事务与信息沟通 其手段主要是采取与有关对象进行沟通协商、说明情况等信息交流方式，进行协调。而不能采用发号施令或强制方式。 协调事务的沟通要领 一是要按领导意图，在领导授权范围内进行协调沟通，，要避免随意性和超越领导授权范围的现象出现，避免干扰领导工作或造成新的矛盾。 二是秘书协调沟通要从全面利益和整体利益出发，说服有关各方要从全局利益和长远利益出发，将各种矛盾统一到根本利益上来，强调各方的共同利益，这样才能达成协调。 三是秘书在协调沟通中，必须准确地把握政策法规依据，进行协调沟通必须坚持有利于人民利益的根本方向，特别在重大问题上必须坚持原则 协调事务中的沟通要领 四是要在协调沟通中做到实事求是 五是要在协调沟通中事事处处维护组织团结 六是协调沟通中要强化服务意识 高层次管理信息的基本要素 高层次管理信息必须具有四个基本要素，即 有情况 有分析 有建议 有较高的参考价值 高层次管理信息的作用 第一，高层次信息的宏观性特点有助于领导作出全局性较强的决策。 第二，高层次管理信息的完整性特点有助于领导作出严密的决策。 第三，高层次管理信息的新颖性特点有助于领导作出导向性决策。 第四，高层次管理信息的预测性特点有助于领导作出超前性较强的决策。 开发高