文档一体化的具体实现方法(尉洪信).docVIP

文档一体化的具体实现方法 木兰县大贵镇太平学校 尉洪信 摘要：目的：讨论文档一体化的具体实现方法。方法：查阅相关文献资料并结合工作经验进行归纳总结。结论：从系统学的角度看，文件和档案的(室)现代化管理的快速发展需要。文档一体化管理系统的 1.文档一体化系统业务流程 文档管理的实际办公过程比较复杂，本书以公文产生、流转、审批、归档为例说明文档一体化管理的业务流程。 有保存价值的电子文件经过整理、鉴定、审核、移交、归档到档案部门管理后，形成电子档案。 2．文档一体化系统功能结构 通常情况下，文档一体化管理信息系统的功能包括系统维护、收文管理、发文管理、归档管理、文印管理和档案管理。这几个模块相互关联，内部信息集成化共享，真正实现了电子文件到电子档案的自然归档和一体化管理。 (1)收文管理。以电子文件的形式处理和记载上级公文、平级来文，用户可根据公文的登记日期、急缓程度、当前流转状态等过程信息快速有效地找到相关文件并进行相应的操作，主要包括收文登记、收文流转、文件催办、流程监控、文件发布等过程。 (2)发文管理。处理并转发内部制定的或外来的文件。电子文件起草后，均需逐级通过各主办与会签部门人员的审批和修改，最后提交领导签发，形成正式的公文，然后登记、归档。主要包括发文起草、发文流转(含修改留痕、文件套红)、文件催办、流程监控、发布等主要工作。 (3)归 (4)档案管理。根据国家版本的电子档案归档与管理的相关标准，执行档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计以及提供服务利用等 3．电子文件网络化归档的真实性保障方法 电子文件的归档过程，整个过程包括电子文件归档产生的数字化档案信息(以下简称增量数字化档案信息)的形成、归档、管理和利用四个重要阶段，每个阶段都需要采取各种策略和方法保障 现行期电子文件是增量数字档案的原生信息，这个阶段档案信息真实性保障的主要责任人是电子文件连续被处理的多个现行业务工作者，信息系统中常采用的技术保障措施是电子签名、日志跟踪、计算机处理等，在信息系统中记录和保存电子文件的形成、流转、审批到结束现行期业务全过程的原始信息和变动信息，形成电子文件的多个过程版本，并在终稿完成后，在档案专业人员的指导下，及时开展电子文件的归档工作。电子文件在现行期的任务结束后，其真实性风险因素主要取决于人为原因造成修改或者网络黑客有意篡改系统中记录的原始信息、过程信息和终稿 进入归档阶段的电子文件，如果采取网络化归档方式，应重点防范网络上非法访问的篡改行为，以VPN技术实现网络化归档，充分采用VPN的数据加密、身份认证、访问控制、隧道封装技术等，以 由此可见，档案馆(室)制定各个阶段电子文件真实性保障的规章制度将贯穿电子文件生命周期的整个活动过程，建立物理隔离的电子文件终稿转存库和档案信息的灾难备份库是保障档案真实性的有效措施，虽然会增加信息化系统的运行成本，但在确保档案信息真实性方面是非常有效的，也是可行的。