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基层婚姻登记档案工作存在的问题与对策 基层婚姻登记档案工作 存在的问题与对策 ■周囊莉陈蓉 基层婚姻登记档案是基层婚姻登记机关在办理结婚登 记,撤销婚姻,离婚登记,补发婚姻登记证的过程中形成 的具有凭证作用的各种记录,是查证婚姻当事人合法婚姻 关系的原始材料,是维护社会稳定和公民合法权益的重要 凭证.也是基层单位档案管理工作中的一个重要内容和组 成部分.因此,切实加强基层单位婚姻登记档案的管理就 显得尤为重要.2006年1月国家档案局颁布实施了《婚姻 登记档案管理办法》,为此,我局加大了对婚姻登记档案 管理工作的力度,但从我们调查,摸底和近几年接收婚姻 登记档案的情况来看,还存在很多问题,情况不容乐观. 现就目前基层单位婚姻登记档案工作中存在的问题谈几点 粗浅认识. 一 . 基层簟位婚姻登记档案工作中存在的突出问题 婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关.多年 以来.我区基层的婚姻登记工作都是由各乡,镇人民政 府,街道办事处负责民政工作的人员代表政府行使这一职 权的;直到1997年下半年开始至2000年,这一职权陆续移 交到了区民政局,由区民政局负责统一办理全区的婚姻登 记手续.也就是说,从2000年以后备乡镇,街道办事处不 再办理婚姻登记手续,也就不再产生婚姻登记档案.那 么,如何管理好在乡镇,街道办事处产生的这部分婚姻档 案,就成为摆在我们面前的一项十分重要的任务.从目前 我们了解的情况来看,其现状令人担忧,需要引起各级政 府和档案部门的高度重视. (一)档案意识淡薄,多机关分散保管.长期以来, 婚姻登记档案存在多机关分散保管的现象.从我区的情况 来看:一是2000年以后由区民政局统一办理婚姻登记工作 形成的婚姻档案在区民政局保存;2000年以前的婚姻登记 档案分别保存在各乡镇,街道办事处;而1983年成立乡政 府以前各人民公社的婚姻登记档案,按撤销单位档案都被 移交到区档案馆保存.这样就形成了乡镇,街道,民政 局,档案馆多机关分散保管的现象,这对群众利用婚姻登 记档案造成了很大的不便.二是,基层有相当一部分干部 认为,婚姻登记档案是办理婚姻登记人员个人的事,与档 案管理人员无关.谁办理登记谁保管,长此以往就形成了 “ 一 人一柜子”,”一任一捆绑”的各自为政的分散现 象,给档案的完整与安全埋下了隐患. (二)档案残缺不全,遗失损毁严重.一是个别乡 镇,街道由于成立时间比较长,办理婚姻登记的人员换了 一 茬又一茬.使得出现了好几年没有形成一本婚姻登记档 案的现象;有些单位的婚姻登记档案中短缺一年,二年的 事常有存在,特别是五六十年代的婚姻登记档案残缺不全 现象比较严重;二是由于1990年以前的婚姻登记档案一直 是按照短期档案保管期限对待,所以有些基层单位在对到 期档案进行鉴定销毁时也一并进行了销毁,但大部分单位 还是将这部分档案保存了下来,只是由于档案意识淡薄, 2 采用键盘或图像采集设备,将档案的内容全文录入数据 库.通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息.目录 数据库指把案卷目录,卷内文件目录输入数据库,实现档 案目录的自动化管理,以提高管理效率.档案部门可根据 经费,人员和所藏档案的具体情况,有计划地开展档案数 据库建设.如可以申请专项经费,集中力量开展数据库建 设;也可以利用自身优势,采取与其他部门合作的方式, 分期分批进行.采用数据库管理,可以提高检索速度,查 准率和查全率.将档案数字化后上网,能够向社会提供检 索浏览和链接的信息集合,为档案信息更好地发挥社会作 用打下了基础.此外,要注意采用新技术优化服务环境, 增加服务手段.可以逐步建立电子阅览室,利用网络终 端,多媒体触摸屏等现代技术,使档案利用者享受到方便 快捷的现代化服务;建立数据库局域网和档案馆网上主 页,实行新信息上网发布,电子邮件发送,联机公共目录 查询,光盘远程检索服务等,进一步拓展档案馆的服务功 登,-堡妻为社会服务的质量和水平.§参考文献t 一 杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案 出版社,2001年9月第一版. 国家档案局档案馆室司综合调研组:《跟上时代发 展大潮,提高档案服务质量一一深圳市数字档案馆调查报 告》,《中国档案》2001#-第12期. 何竹芳,李宝玲:《档案信息化建设对人才的需求 与培养》,《中国档案》2001年第12期. (作者单位:漯河市史志档案局可南漯河l/462OO1) 保管得不是很好;三是有个别基层单位”文革”期间的很记档案管理人员认真学习《婚姻登记档案管理办法》,重;多档案都未能很好地保存下来, 特别是婚姻登记档案的流点是婚姻登记档案材料的收集,整理,归档,移交和查档 失和损毁程度比较严重,这就使得许多查证工作无法正常服务的具体规定,以确保婚姻登记档案收集完整,整理规 进行,它不仅损害了当事人的合法权益