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第六章 常见的沟通方式
第六章 常见的沟通方式
第一节 书面沟通
书面沟通是以文字为媒介的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。
一、书面沟通概述
书面沟通是以文字为媒介的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通。
二、书面沟通的优点
书面沟通本质上讲是间接的,这使得其有许多优点:
可以正式的或非正式的,可长可短。 可以使写作人能够从容地表达自己的意思。 词语可以经过仔细推敲,而且还可以不断修改,直到满意表达出个人风格。 书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。 书面文本可以复制,同时发送给许多人,传达相同的信息。 在群体内部经常受限于约定俗成的规则。 书面材料传达信息的准确性高。
三、书面沟通适用情形
(1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);
(2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);
(3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);
(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
四、书面沟通应遵循的原则
1.思维清晰
思维能力是各种沟通技能的基础,也是书面沟通能力强弱的衡量标准。优秀管理者的特征之一就是思路清晰、思维敏捷。尤其对于管理层而言,只有在思维清晰的前提下,才能实现有效沟通。
2.写作目的明确
从撰写者的角度来看,书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供解释、说明情况和说服他人,因而撰写者必须明确自己如何展开文件内容,需要传递什么信息,将信息传递给谁以及希望获得怎样的结果。
3.全面了解主题
为了充分传递信息,书面沟通者必须全面了解有关主题,做到言之有物,避免充斥陈词滥调的官样文章,以实现有效沟通。
4.进行换位思考
换位思考是达到有效沟通的关键。书面沟通所传递的信息必须满足接收者的需要,而不仅仅是发送者的需要。撰写者应该始终站在读者的角度,重视读者想了解的内容,尊重读者的意愿,维护读者的自尊心。
五、书面沟通的基本形式
根据不同的形式,书面沟通可分为备忘录、电子邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等。根据不同的用途,书面沟通又可分为内部的和外部的,其中备忘录、电子邮件、建议书、报告和摘要一般是内部的,商务信函一般是外部的。这里着重介绍以下三种组织中广为运用的形式。
1.备忘录
备忘录是组织内部信息传递的方式,它可以写在空白纸上,而不一定要写在印有组织抬头的信笺上。备忘录均比较简明扼要,较长的信息应采用附件的形式。备忘录包括四个基本要素:日期、主题、送交和发送;有时也可包括另外两个要素:附件和复印件。这些要素可按照各组织的习惯排列,也可采用多种方法排列。备忘录一般没有附加的问候、地址或签名等内容。
2.电子邮件
电子邮件一般遵循备忘录的格式,它是通过采用软件或服务器程序来实现沟通的。电子邮件既可作为组织内部的书面沟通媒介,也可作为组织外部的书面沟通渠道。由于大多数电脑的屏幕比一般信笺的空间小,因此电子邮件通常比备忘录短小。如果读者可以在无须大量使用下滚条的情况下读取整篇文章,就能够迅速地对电子邮件作出反应。另外,电子邮件信息必须通过标题栏和首段来吸引读者。如果内容篇幅超过一个屏幕,那么开头的内容必须引起读者足够的兴趣,以引导他们继续往下读。给你的下属发邮件比较简单,因为人们一般会通读主管发送的邮件。但是在给其他人、其他单位或组织以外的人发送电子邮件时,就应特别注意篇幅。
3.商务信函
商务信函是组织外部信息传递的主要方式。信函应该写在印有组织抬头的信笺上,通常使用质量较好的纸张。信笺上应印有组织的标识(通常是彩色的)、地址、邮编和电话号码,以便查看或进一步联系。信函中包括接收者的姓名、称谓及其地址。信函的篇幅一般控制在1~2页。信息较多时宜采用附件的形式。信函以结束语、签名、职务头衔和日期作为结尾。信函需要签名。信函的格式可不拘一格,有些组织还喜欢将其设计成风格独特的样式。
商务信函的结构主要包括三个部
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