关于会计电算化初始化问题的几点思考.doc

关于会计电算化初始化的账务处理系统通常由以下部分组成：系统初始化、记账凭证输入、记账结账、账簿处理、报表处理等几个部分。要使账务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化。 会计电算化初始化是指将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程，是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。系统初始化的质量，将直接影响会计电算化工作的质量与效率，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、初始数据收集、科目编码设置方法、辅助核算、初始化的校验等问题进行讨论。 一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时，应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点 《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。在手工核算方式下，我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用，它的突出特点是计算复杂（尤其是三个或三个以上辅助车间），其结果很准确；再如存货收发计价中的个别确认法，它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应该在会计电算化中广泛采用。然而，在会计实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去，这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此，我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。 二、数据收集要完整 系统初始化需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额，如果从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。 三、科目编码问题——应充分满足电脑处理数据的特点，且具有可扩展性 在电算化账务系统中除了象手工账务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加入一个编码。科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号，以便计算机识别、分类、汇总、查询，这是初始化中最复杂、最费时的一项工作，它直接影响到初始化成败问题。在设定科目编码时需要重点注意以下问题： 科目编码应遵循基本原则 1）系统性。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。 2）惟一性。要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。 3）简洁性。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。 4）可扩展性。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求，编码要为今后系统发展保留一定的空间，以便增加新的内容。 5）稳定性。编好后要尽量少改动，以便有关人员熟悉、使用。 6）规范性。代码必须具有一定的结构、格式，以便统计、交流。 编码的方法 会计信息处理采用了总账、明细账核算形式，总账科目编码长度由所选会计制度来决定，通常为3～4位，讨论；这里只讨论明细科目的编号方法。①一个科目是否设置明细账，应根据管理需求，确定其层次和内涵。一个单位的现金总账，在无外币的前提下，可以不设明细账；应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账，企业可能有几十、几百、几千个明细账，若该科目明细太多，科目数据库就庞大，将会影响运算速度，与简洁性相矛盾。因此，我们将这些债务人按省市区设二级账，二级账下再设明细账，或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算范围，这样更能体现管理的需求。②分析企业历史核算情况，充分考虑未来的发展需求，确定各级科目的位数。两位数，表示该级科目可以设置01～99个科目，三位数表示该科目可以设001～999个科目。一旦确定，要想更改，就受到严格限制。③科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构（又叫科目级长），科目编码结构是指科目的代码有几段（几级），每段有几位，每一段代表一个科目的级别，科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则，即：本级科目全码=上一级科目全码+本级科目编码。 我们常见的4-2-2-2科目