策略与专 案管理.pptVIP

策略與專案管理 李志強, PMP博物館教育發展協會理事 你說我演一人一故事劇團團長 Jester.lee@ 課程大綱 三、知識管理及資源管理 知識管理 資源管理 四、案例演練 管理是什麼？ What? 管理是 管理者同別人一起或通過別人使活動完成得更有效的一種過程。 管理的起點 Why? 管理的起點在於『事與願違』 願=期待、目標、標準 價值觀、觀點、決策 事=事實、現狀、趨勢 盤點、限制、預測(假設) 問題：事≠願 問題=目標與現狀的差距 『沒有問題』是不是問題 問題解決 有限下的最佳解 分析(課題)、決策(假設)、驗證 『問題』示意 『問題解決』示意 決策與執行 非營利組織的專案管理MP3 把對的事情做對 決策?做對的事情?策略管理 執行?把事情做對?專案管理 成功方程式 組織競爭力= [決策+設計+執行]持續改善x能力成熟度 從策略到執行 封裝模型(WrappersTM Model) 領導、管理和執行 領導者?使對的事情發生 管理者?使事情完成 執行者?完成事情 專案與專案管理 專案是 一個專案會帶來某種改變 而且包括一群彼此相關的活動項目。 這些活動被計劃並且依照某個順序執行， 並在一個特定的時間範圍裏， 產生一種獨特的產品或服務。 專案管理則是一種管理變化「正式」和「結構化」的方法。 專案的定義 什麼是專案？ 通過一段時間的努力，創造或提供一種獨特的產品、服務或結果。 專案管理的定義 什麼是專案管理 通過使用知識、技能、工具和方法來組織、計劃、實施並監控專案活動，使之滿足專案需要。 專案管理架構示意圖 任務分類(重要性－緊迫性) 專案分類(目標－方法) 定義一個專案的SMART原則 明確性（Specific）： 最終目標是否明確了範圍、成本、進度、品質？ 可量測性（Measurable）： 你能在多大程度上測量最終目標的完成情況？ 可完成性（Achievable）： 在規定時間內，最終目標是否合理，能夠實現？ 相關性（Relevant）： 最終目標是否很重要、有價值，是否值得進行下去？ 可跟蹤性（Trackable）： 你能夠對整個專案進程進行跟蹤檢查嗎？ (一般T=Time-based，但專案本身即有時間限制) 重要的三個問題 在專案完成時，專案團隊將要交付什麼東西？ 當專案團隊交付成果時，如何評價專案是否成功？ 誰對以上兩個問題有發言權？ 補充：基本的假設、限制和不確定因素。 專案輸出的產生 藉由投入某種程度的資源 在某個時間點之前 達成一個符合要求的品質 時間，預算和品質，被稱為專案的三個限制，同時也是專案績效評估的基準。 專案管理三限制 專案的特性(一) 與組織的目標有關、並且具有可定義、可測量的專案結果 專案輸出(為專案結果的達到需要)由一專案團隊所生產 一個開始日期和一個結束日期 在時間，花費和品質之間取得平衡 管理的組織結構 完好定義的跨學科的專案團隊 包含重要利害關係人和其他的組織 具有測量專案表現的標準 專案的特性(二)—for NPO 常常具有特別的急迫性 產出常常是種理念或是服務 第三者付費 小型組織中，專案經理常需參與專案或是其他專案的執行 資源可能需要另案募集(資源有限) 注意 別被複雜而花俏的各式方法和論點所迷惑，請小心地評估所有「管理專案」的觀點，並且為你的專案量身打造合適的程序。 參考專案規模評估(各組織有其獨特標準)，選擇管理工具。例如，中型專案以上才使用MS Project?。 專案大小評估 專案管理的流程與工具 ITO模型 專案管理流程 五大流程 五大流程列表 階段內程序群組之重疊情形 VPIC四步驟 摘自《專案管理計分卡》 視覺化(Visualize) 計劃(Plan) 執行(Implement) 結案(Close) 流程示意圖 視覺化(啟始) 組織(公司或政府)政策 代理公司和業務部門的計劃程序 (依組織政策而定) 政府政策方面的改變 其他的外部因素，像是客戶服務需求(或合約) 一個好點子 因應外在環境變化 利害關係人訪談 兩大關鍵 對基本的營運原理必須非常了解。 問的問題要順耳，令人自在。 五個問題 對您而言，對專案成功與否哪些事情是最重要的？ 還有沒有其他的事情？ 這些事情的優先順序？ 如果您描述的成功要素都做到了，還有哪些基本的組織結果會獲得最大改善？ 若能成功的管理專案，有哪些成本可因而避免？ 專案利害關係人期望衝突分析 利害關係人管理 步驟： 確認主要利害關係人(群) 辨別他們的興趣、重要性和影響力 規劃他們參與專案的方法(角色) 訂定利害關係人清單定期回顧 利害關係人分析矩陣 (SAM) 專案和範疇定義 產品(包括產品和服務) 工作項目(產生產品的過程) 結果 (長期利益) 客戶 (輸出的使用者) 輸出 (專案產生的服務及[或]產品)