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文件编号：EJDW /QHE—02 版本号：第B/1版 质量/环境和职业健康安全管理体系 程序文件汇编 （根据GB/T19001-2000、GB/T24001-2004和GB/T28001-2001编制） 二ＯＯ七年一月 中铁二局集团电务工程有限公司 文件与资料控制程序 1 目的 对与公司QEH管理体系要求有关的所有文件进行控制，确保在相关场所均能使用有效文件。 2 适用范围 本程序适用于与公司QEH管理体系要求有关的所有文件的控制。 3 术语 3.1 文件：指信息及其承载媒体，可呈任何媒体形式。媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或它们的组合。 3.2 受控文件：指对文件的编制、标识、批准、评审、发布、使用、更改、作废等按规定进行控制的文件，对这些文件的误用将导致工程（产品）质量不能满足规定要求或QEH管理体系不能正常运行。 4 职责 4.1 办公室负责本程序的制定、修改和归口管理；负责公司受控文件的管理发放；对各单位和部门文件的控制与管理进行指导、监督、检查；负责全公司文书、科技、人事档案管理。 4.2 安质环保部负责本程序的QEH管理手册、程序文件等有关QEH管理体系文件的编制、修订和管理 。 4.3 4.4 经营部负责招投标文件及工程合同的编制和管理。 4.5 物资部负责物资采购及管理相关文件的编制和管理。 4.6 其他职能部门、单位负责本部门、单位与QEH管理体系有关的文件的编制、修订和管理。 4.7 负责本单位发放的以及接收的与QEH管理体系有关的文件的控制与管理。 5 工作程序 5.1 文件的分类及标识 5.1.1文件的分类：文件分为受控文件和非受控文件两类受控文件包括： a) QEH管理体系文件（QEH管理手册、程序文件、文件）； b) 工程文件（施工合同、设计文件、图纸、设计变更、、标准、）； c) 文件，包括规范、规程与 非受控文件：除以上受控文件外的其它文件。 5.1.2 文件的标识 文件的编号按以下规定进行： QEH管理手册的编号 （公司代号） （质量、环境、职业健康安全） （QEH管理手册代号） QEH管理体系程序文件的编号： （公司代号） （质量、环境、职业健康安全） （程序文件代号） （文件分序号） c) 作业性文件编码规定： EJDW / QEH — 03 — XX （公司代号） （质量、环境、职业健康安全） （作业文件代号） （文件分序号） d) QEH管理体系记录编码规定按《记录管理控制程序》执行。 e) 行业规范、标准、图纸使用标准代号。 所有受控文件除需进行明确的编号区别外，都应按照QEH管理体系文件的要求，必须对其有效状态进行标识，加盖“受控”印章，防止误用。 对部分已作废但有重要参考价值确需保存的文件，必须在其封面上加盖“作废保留”印章。（“受控”与“作废保留”两章同时出现在文件上时视为“作废”） 5.2 文件的编写、审批与发布 5.2. 文件的编写 5.2.2 文件的审批与发布 《QEH管理手册》由总经理批准、发布； .2.2.2 《QEH程序文件》由管理者代表批准、发布； .2.2.3 其他与QEH管理体系有关的文件，按《中铁二局电务工程有限公司关于印发公文处理与档案管理办法》的通知的相关规定，由各级分管领导根据权限批准、发布。 5.3 文件的发放与管理 5.3.1 公司的受控文件由公司办公室统一编号管理。除文件起草部门、公司办公室纸质原件外，公司领导和机关各部门一律通过办公自动化系统发放电子文件5.3.2 受控文件复印必须填写《受控文件复印登记表》，经单位、相关职能部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门进行复印，复印件应加盖“受控”印章，按同类受控文件管理。 5.3.3受控文件的使用者应文件，不得丢失。5.3.4 QEH管理手册和程序文件严禁外借。如需向顾客或认证机构提供时，必须经管理者代表批准。受控文件在公司内借阅，应严格履行借阅手续。 5.3. 各基层单位发文，按公司的相关规定自行编号、发放与管理。5.3.6 公司新设置的项目部或其它机构，应派人到公司办公室领取公司发布的有效受控文件。 5.3.7 电子文档的受控管理，公司网址/，公司通过英特网传送电子文件，各单位指定专人定时开启邮箱，并按照《关于电子文档的暂行管理办法》进行管理。 5.4 文件的受控状态管理 5.4.1 QEH管理体系文件 文件在编制审批后，原版文件交由发文部门文件管理人员填写《归档登记表》，并列入《受控文件清单》中。电子文件也应由文件管理人员进行归档登记。为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份并进行标识。 5.4