论电子文件的收集和归档研究.pdfVIP

·678· 齐鲁档案论坛 状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。 总之，信息网络化作为世界发展的一种潮流和倾向，将是不可阻 挡与回避的，尽管面临种种困难，档案部门仍应以积极的态度，做好 各种前期准备工作，在探索中发展在创新中提高。 论电子文件的收集和归档 济南市环保局纪发文李媛媛 济南工程职业技术学院温春燕 随着计算机技术的广泛应用，电子文件已成为当今信息化建设 的基本构成要素，对提高办公效率和工作质量发挥着重要的作用。 但随之带来的如何对电子文件进行科学、合理的管理，是实现办公自 动化过程中亟需解决的一个问题。 一、电子文件的收集 档案工作从收集开始，收集是否完整、齐全对今后的开发利用有 很大影响。由于电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质 文件，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件，因此，要 做好电子文件的收集工作，必须建立其特定的收集制度、收集范围。 1．建立完善的电子文件收集制度 电子文件从形成到归档跨越多个部门。形成者不仅有业务管理 部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等，而 他们通过内部局域网联成一个有机的整体，工作互相交错，责任界限 难以分清。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须建立统一领 导体系，完善管理制度。同时要将电子文件归档工作纳入本单位的 立卷归档制度，并列人信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核 信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。 与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素 更加繁多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、 档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。 首先电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自 信息化篇 ·679· 然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定电子 文件价值时最有发言权；其次，档案部门掌握归档的原则、方法，又了 解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；最后，计算机与信息管理部 门既是电子文件的形成者，又是设计和维护信息管理网络、管理电子 信息的专门技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于 举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自 的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成高质量的电子档案。 2．明确电子文件的收集范围 对于企业而言，电子文件的收集范围，主要按照国家档案局《文 件材料归档与不归档的范围》，结合企业本身的业务范围执行，但具 体问题应具体分析和处理。如对草稿文件，由于不具备正式文件的 功能，所以一般情况下可不保留，但是，如果对正式的纸质文件有进 行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息 考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的电子 文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关 系。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩 品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。 3．电子文件的收集方法 首先要对收进和发出的电子文件建立登记簿，加强对电子文件 的前期控制，防止从网络渠道流通的电子文件散失，便于追根溯源； 其次要采取定期与不定期相结合的方法对个人产生的与工作相关的 电子文件进行收集、登记、备份；三是要及时对即将更新或已更新的 操作环境及数据进行登记和保存。 二、电子文件的整理 电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别 类进行归档的一项工作。电子文件整理工作包括两个层次：一是对 分类排序的组织；二是对建立数据库的组织。 1．电子文件的分类、排序 电子文件的分类、排序是指将磁性载体传递的零散的、杂乱的电 子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状 态。按档案管理要求对电子文件进行分类、著录标引，这项工作应由 ·680· 齐鲁档案论坛 归档人员来完成。一般情况下归档人员只是对某一份或几份电子文 件的整理。归档后，档案部门还要进行检查和系统整理。如对电子 文件的格式转换等一系列的加工整理