论档案的信息化管理研究.pdf

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·720· 齐鲁档案论坛 信息的硬件和软件信息无法处理;2、光盘的信息,受光盘寿命影响, 至少每20年复制一次;3、必须单独保存数据的软件文件编制;4、由 于光盘技术更新很快,记录硬件至少每20年更新一代;5、光盘与磁 盘都采用二进制信息记录方式,有一定的误码率,所以必须用误差检 测技术与校正编码来加以校正。存储在光盘与磁盘上的文件是经过 数字化处理的文件,即使采用高分辨率的影像记录与显示方法,也难 以取得缩微文件那样的真实效果。因此,存储在光盘与磁盘上的文 件目前还都不具备法律效力。虽如此,但光盘技术仍是一种很有发 展前途的现代信息存储技术,它在档案管理中有广阔的应用前景。 光盘的应用将加速档案现代化管理进程,实现对不同载体档案的一 体化管理,有利用档案保管、开发和利用。随着现代计算机技术日新 月异的发展,光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的 趋势,其长寿耐用、统一标准问题也必将逐步得到解决。我们应从多 个方面寻找与拓宽光盘技术在档案部门中应用面,开发出具有档案 本身应用特点的使用光盘技术管理系统。 论档案的信息化管理 菏泽广播电视台 李振银 一、档案信息化的定义和内涵 1.定义。所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统 一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案 信息资源进行处置、管理并提供利用服务。 2.内涵。档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现 档案信息的数字化和网络化;第二,要实现档案信息接收、传递、存储 和提供利用的一体化;第三,要实现档案信息高度共享;第四,要引发 档案管理模式的变革。 二、档案信息化管理的必要性 由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张 受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难 信息化篇 ·721· 免,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需 反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带 来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量 文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管 理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的 大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人 类生活的各个角落,信息技术兀不显示其独特的魅力,成为现代社会 和现代牛活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现科学 开发档案信息资源的关键条件。 三、加强档案信息化管理的措施 《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重 点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主 要内容有:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应 用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案 的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建 立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并人国家信息 网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需 求扩大化。 1.加强基础设施建设 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具 有运算速度快,精确度赢,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行 运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借 阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工 作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工 具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案 工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统 计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、 档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。 其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化,加强档案的利用。 2.档案信息资源建设 (1)档案的电子化 ·722· 齐鲁档案论坛 所谓档案信息电子化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的 为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加 工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。 档案软

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