第二章-文员实务.pptVIP

第二章文员实务 文员的工作顺序 计划的步骤 实施的步骤 检查的步骤 按照“优先顺序”处理工作： 重要且紧急的事； 紧急但并不重要的事； 重要但并不紧急的事； 不重要也不紧急的事。 管理好时间和金钱 定好目标、作出选择 定好最后期限 控制外来干扰 认真做第一次新工作 开始之前做好准备 简化工作，提高交流效率 精力最充沛时做最难的工作 作出预算 记流水帐 享受批量折扣 避免重复使用和浪费 找可靠的供应商购买物品 限制不必要的长途电话和快递服务 避免不必要的通信和邮寄 文秘人员的工作方法 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法 受意方法 传达方法 进言方法 变通方法和挡驾方法 分工方法与合作方法 请示方法 请示内容 自己难以处理或无权处理的事，常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示。 应注意在实际工作中体会、掌握办事规律，避免遇事不敢负责，并防止越权行事。 请示形式——口头形式、书面形式 重大、政策方面、需授权批准的事，必须作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。 一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。 紧急、突发的事，秘书可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。 请示要对口 遵守上级分工、对口请示原则。避免多头、越级请示，对综合性工作，向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。 请示要单一 遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复困难。 案例：简秘书为什么苦恼？ 天龙公司总经理出差外地了，指定一副总经理主持工作。公司一件重要事项急需三位副总经理协商决定，但在商量时，三位副总经理发生了分歧，开了一上午的会议，还未达成统一意见，事情又十分紧急，这使具体经办人简秘书苦恼万分。 会后，好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持己见，每位副总经理都要求简秘书传话给其他两位，听话的简秘书均如此照办，但事情最终未办成。 总经理回来后，召集再次开会，三位副总经理的情绪更坏，隔阂更大，而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样，是简秘书在传话时加进了自己的意思，使原话走了样。这样一来，简秘书真是“猪八戒照镜子——里外不是人”。 问题： 三位副总经理的隔阂是如何形成的？ 秘书遇到此类情况时，正确做法是怎样的？ 在同一问题上，领导人之间意见不统一，或互相推诿时，秘书应怎么办？ 分析 简秘书不该多头请示。他应在会后只向受总经理委托在家主持工作的那位副总经理请示，如有分歧由这位副总经理去协调，形成一致意见，再遵照办理即可。 重要原则：领导人之间对同一问题意见不一，应建议当面解决，形成统一意见后，照办；或按主要领导人意见办。这一过程中秘书特别不应在领导人之间来回传话。 相互有意见的人，在未撕破脸面前，当面对话时会顾及对方的接受程度，而通过第三者说话会随便些，秘书即使按照原样传话，也会引起更大误会。 当面对话，同与第三者谈话不同，某种情况下，一些人“当面对质”时他可能不承认自己说过的话，领导人也如此，这是为维护其尊严的需要，秘书在这种情况下，往往处于困境。 报告方法 报告是指秘书向上司反映情况，提出建议，或应上司要求做出汇报。上司不一定做出答复或批示。 请示和报告的作用、意义不同 请示必须事先，报告则可以在事先、事中、事后。秘书如果把该请示的事项作了报告，上司可能听过、看过后不作批复，会误事； 该报告的作了请示，则可能造成上司误批，这也是秘书的失职。请示与报告一定要分开使用。 报告要简明： 要求主旨明确，内容简要，条理清楚。 报告内容： 一是定期报告工作情况和进程，让上司作出指导； 二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理； 三是合理化建议，供上司改进工作时参考； 四是应上司的要求汇报情况。 报告方式： 报告可以采用口头、书面形式 重要情况、重大事项，采用书面形式，必要时还可以附上秘书自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。 计划方法和总结方法 计划方法 有科学的、明确的工作计划： 工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。 分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理进行 受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后； 重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做。 总结方法 每隔一段时间对自己的工作及时回顾，肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。 案例：珍贵的小册子（一） 1997年7月1日香港交接仪式上，每个领导人的座位上都有一本事先放置好的有关交接仪式程序的小册子。 仪式在12分钟后圆满结束，江泽民、李鹏等领导乘电梯上七楼贵宾室稍事休息后，将会见外国政要并参加稍后举行的特区政府宣誓就职仪式。 就在这时，领导发现那些小册子全都没有带上来。江说，应