秘书日常工作实训现代秘书系列.ppt

21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列 秘书日常工作实训 雷 鸣 吴良勤 主编 中国人民大学出版社 目 录 第一章 办公室管理 第二章 接打电话 第三章 接待客人 第四章 信息工作 第五章 上司的日程安排 第六章 会务工作 第七章 商务活动 第八章 档案管理工作 第九章 上司出差前后的工作 第十章 办公自动化 第十一章 其他工作 第十二章 综合实训 第一章 办公室管理 办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职责的工作地点，公司为完成其管理目标而进行工作的工作场所；二是指工作机构，是领导工作的辅助性机构。秘书的办公室管理事务兼具两方面的含义，既指秘书自身及上司工作场所的管理，同时也是对为上司服务的辅助性机构的管理。秘书办公室管理的基本任务就是管理事务，搞好服务，具体表现为办公环境管理、办公室装饰、日常文件资料的处理、零用现金管理、差旅费报销以及办公用品的购置和管理等。 第一节 办公环境管理 一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括三个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。 实训1：为上司安排办公室布局 一、实训目标 通过本实训掌握安排上司办公室布局的要点。 二、实训背景 文秘专业毕业生张洁应聘到一家新成立的海潮公司担任生产部主管秘书。上班的第一天主管就请张洁为他布置办公室。具体条件和要求如下： 1．面积、设备及工作人员要求 办公室面积：16平方米 办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人 办公设备：文件柜，公用电脑，5张办公桌等 2．个人办公需求 主管：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个人任务，接受主管安排的任务） 下属：单项（个人任务） 3．个人空间需求 主管：办公桌应该与秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公桌最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 实训1：为上司安排办公室布局 三、实训提示秘书在布置上司办公室时，应该考虑以下几个方面： 1．方便 秘书应将自己的座位设在能够清楚看到出口的地方，客人在进入上司办公室时最好能先经过秘书的办公桌。 2．舒适整洁 整洁有序的工作环境有助于工作效率的提高。不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。 3．和谐统一 如果办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。 4．安全 布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，一些保密信息如纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障。 实训2：为上司整理办公室 一、实训目标 通过本实训掌握为上司整理办公室的要点。 二、实训背景 海潮公司王总经理近段为公司的一个新项目日夜忙碌，总经理办公室和技术部的人员也全体加班一直到深夜。这天秘书张洁按照习惯提前30分钟来到公司，一进总经理办公室，发现杂乱不堪。 三、实训内容 按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办公室并做好各项准备工作。 实训2：为上司整理办公室 四、实训提示 秘书每天早晨为上司整理办公室时要做好以下工作： 1．每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。 2．整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 3．经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。 4．对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 5．给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排朝手这边，以提高工作效率。 6．上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。 7．把当天早晨收到的报刊杂志送给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请上司注意。如果网上有同样的信息，要应下载打印出来一并送给上司。 8．上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 9．确认纸篓里并无堆放的垃圾。确认钟表、日历是否指示正确。 10．经常