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第二节 信息工作 人类社会已经迈入信息时代，信息已发展成为一种重要的产业。信息工作对于各级领导了解情况、进行决策和指导工作，发挥越来越重要的作用。文秘部门是向各级领导报送信息的主渠道，信息工作已成为各级文秘机构辅助领导决策的一项重要业务。 一、信息工作概述 （一）信息与信息工作 广义的信息，是对各种事物运动特征的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。 信息具有以下特征：一是客观性。二是无限性。三是时效性。四是共享性。五是可传输性。六是可加工性。七是可扩散性。 了解信息的特征，对于文秘部门做好信息工作，具有重要意义。 信息工作，特指文秘人员获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。是文秘工作的重要内容之一。文秘部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心，对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。办公室文秘工作的过程，实质上是对信息的收集、加工、传递、反馈和调节的过程。因此，做好信息工作是文秘部门的一项重要内容。 （二）信息工作的作用 辅助领导正确决策 协助领导科学管理 开阔领导与文秘人员的思路 提高文秘人员工作效率 （三）信息工作的特点 服务性 综合性 针对性 适时性 （四）信息工作的要求 敏锐 准确 及时 全面 适用 经济 （五）信息工作的主要制度 信息专报制度 信息报送数量定额制度 紧急信息报送制度 信息稿件送审制度 信息采用通报制度 信息专题分析制度 信息业务培训制度 信息工作奖惩制度 二、信息的获取 （一）信息获取的范围 信息获取，是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。信息获取是信息工作的基础性环节。文秘人员获取信息的范围比较广，主要包括以下几个方面的信息： 1、上级信息；2、内部信息；3、社会信息；4、同业信息；5、历史信息；6、国际信息 文秘部门在明确了获取信息的范围后，还应注意信息收集的重点。 文秘人员为领导收集信息，应抓住四大特点：一是政策性特点；二是思想性特点；三是超前性特点；四是动态性特点。 （二）信息获取的渠道 文秘部门是领导获取信息的主渠道。而文秘部门获取信息，又必须通过一定的信息渠道，主要有： 1、信息网络渠道 2、文书渠道 3、书刊渠道 4、调查渠道 5、会议渠道 6、信访渠道 7、科研渠道 8、档案渠道 （三）信息获取的方法 文秘人员获取信息的方法多种多样，主要有： 1、网络查询法 2、文字阅读法 3、收看收听法 4、会议记录法 5、相互沟通法 6、专题调查法 7、随时观察法 8、索取求购法 三、信息的加工 信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。所谓信息加工，是指将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供利用。信息加工既是一种工作工程，更是一种创造性思维活动，加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。 （一）信息加工的方法 一是归纳法 二是浓缩法 三是纵深法 四是扩充法 五是对比法 六是转换法 七是图表法 八是剪接法 （二）信息简报的编写 信息简报是记载信息的文字材料。它具有“新、深、实、短”四个显著特点。文秘人员编写信息简报应当符合以下要求： 标题醒目 主题集中 内容新鲜 结构简单 篇幅简短 语言简洁 （三）信息的深加工 信息的深加工，是在对信息进行初加工的基础上，深入进行研究，开发出高层次、高质量的信息，在加工中使信息增值，更好地为领导决策服务。 现代领导决策，除了需要掌握全面、连续的信息之外，越来越多的需要高层次、有深度的信息。因此，文秘人员为领导提供的信息，不仅要有广泛性、系统性，还必须具有深刻性。这就要求文秘人员重视对初级信息进行深加工。 经过深加工的信息，应当达到这样的标准：不仅基本事实完整准确，来龙去脉清楚明白，而且原因剖析深刻，走向判断准确，所提建议可行，符合领导的要求对领导决策参考价值大。 具体说来，高层次信息应当符合下列要求： 要有高度 要抓重点 要找规律 要提对策 四、信息的提供 （一）信息提供的对象 信息提供，是指对文秘机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。文秘机构信息提供对象具有多元性： 首先是为本级领导机关提供信息。 其次是为上级领导机关提供信息。 再次是为下级机关和基层单位提供信息。 “三个提供”是既互相联系又互相区别的辩证统一关系。 首先，文秘部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供信息服务的关系。 其次，文秘部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导提供信息服务的关系。 （二）信息提供的要求 文秘机构提供信息服