档案资料的收集与管理.docVIP

竣工文件内容及编制要求交底 编制依据 交通部《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）及省交通厅《浙江省公路工程竣工文件编制办法》，中铁二十三局集团第一工程有限公司质量、职业健康安全与环境整合管理体系《程序文件》，结合本工程实际编制。 职责 项目部根据统一管理、各级负责的原则，对本工程的文件材料收集、归档工作进行监督和指导，形成一套完整的档案工作管理网络。本项目部在工程建设之初，提高档案管理工作的思想意识，将该项工程纳入工程项目管理工作中。建立健全档案管理制度，并同时建立了文件材料管理领导人责任制，使档案管理有章可循、分工落实、责任明确、严格管理。 要求 项目部配备了专人负责管理档案资料收集归档工作。 建立施工资料台帐和借阅制度。人员如有变动，办理有关移交手续，确保工程资料不会流失。 项目部设有档案室，并配有电脑、资料柜等必备工具，还须安装统一的档案软件。 归档资料必须书写工整，字迹、线条清楚。纸张便于长期保管，格式统一。文件材料幅面原则为A4纸（210×297），打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。 禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具。 凡由易褪色书写材料制成的文字材料应复印保存。 原始记录中应签字确认，并加盖项目部及驻地办公章。 档案资料的收集和质量要求 （一）、收集 档案的收集必须保证资料的原始性和真实性，确保数据材料来源于施工现场。 组卷应遵循自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。 凡是反映与本工程有关的重要活动、重要部位、隐蔽工程的文件材料、相片等具有查考利用价值的各种载体都应收集齐全。 施工阶段形成的文件材料按路线方向，结合单元工程（含分部、分项）及不同专业分别组卷，必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设完成情况及时收集。 所有质检、试验检测、计量支付数据等应实行计算机管理，并实现计算机联网管理。 （二） 技术资料管理技术、资料管理范围包括全管段内合同建设项目各阶段设计文件、施工图纸、标准设计图、有关协议、纪要、现场调查、设计核对和技术交底、变更设计、施工总结等各项施工技术资料，以及设计施工规范、规则、标准、手册、科技情报资料、学术活动资料等。 文件管理 所有文件上报下发均应建立收发问登记簿，履行签收手续。所有文件应编号存档。归类管理 便于查阅，并应满足贯标要求。 3、图纸管理 在领取到新图后，应将旧图上注明 “作废”，并注明作废日期和依据；如系变更图，应补装在原图后面 ，与原图合并存放，并用彩笔在原图中标注清楚，以便施工中正确选用和编制竣工资料时采用。 4、资料管理 文件、图纸以外的各种资料，应有技术人员负责认真填写、收集保管，整理归类和移交资料员存档。存档的资料应明确标识，并编号分类存放，备有目录，及时编制有效文件清单，做到完整性、系统性和可查性，备编制施工总结和竣工文件使用。 11 文件归档：执行《企业档案管理办法》 文件管理：法规性文件建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性，同时向办公室报送《文件清单》；借阅、复制、作废、销毁、归档按《文书处理办法》有关规定执行；装柜、装盒、编目、编号。 文件管理：建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性，同时向办公室报送《文件清单》。；借阅、复制、销毁、作废留用同一类文件；装柜、装盒、编目、编号。 文件管理：建立《文件清单》实行动态管理，保证适宜性和有效性，同时向办公室报送《文件清单》；借阅填写《文件借阅登记表》；复制填写《文件复制登记表》，核对、标识、清晰无误；文件补领填写《文件发放审批表》；作废文件及时移交，加盖“作废文件”印章；销毁填写《文件销毁登记表》；作废留用填写《作废文件留用登记表》并加盖“作废留用”章；装柜、装盒、编目、编号。 编号发放：公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门收集和登记发放。其他管理性文件由办公室编号发放。登记签收同一类文件。 发放方式：送达签收、领取签收、邮寄。外来文件的辨识按《文书处理办法》的有关规定执行。 编号发放：专用性技术文件：作业指导书、施组、设计施工图纸等由项目部编写或接收文件的部门负责编号发放。登记签收：同一类文件。 通用性技术文件由安质部、工程管理部等相关部门和项目部根据工作需要收集和登记发放。外来文件辨识由文件的相关部门负责。 编号发放：《管理手册》、《程序文件》由安质部编号发放；《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编号发放；登记签收：本单位制发的文件用《发文记录》，外来文件用《收文记录》。 编写审批：管理