档案管理暂行制度.docVIP

档案管理暂行制度（草拟） 为加强集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好的服务集团工作，特制定本制度。 立卷、归档制度： 遵循文件材料自然形式规律和特点。保持文件间有机联系，区别不同价值，便于管理工作。 集团和下属各公司应确保各类归档的文件材料的完整、准确、系统。 集团和下属各公司的各类合同、协议必须统一归档，严禁出现个人保存和扣押现象。在签订各类合同时如遇保留原件只有二份以下时，档案室有权复印一份备档。在合同执行完后，将原件统一归档。 对于应纳入集团档案室归档备案的文本材料，下属各公司应主动定期送交集团档案室。 档案移交与统计制度： 接收档案资料时，各移交公司或个人要签写归档目录和入卷单。 如发现移交档案资料不完整、不规范，档案室有权拒绝归档。 接收的档案资料要及时登录、建档管理。 三、档案保管制度： 为使档案得以安全保管，必须确定专人负责，做好档案室的管理工作。 档案保管要分类和编号。 档案管理人员要随时注意档案室门窗的开关和上锁，档案柜的钥匙要妥善保管。切实做好防火、防盗、防霉变、防虫蛀鼠咬等工作，防止因这些原因造成档案的残缺。 定期对保存的全部档案进行安全检查，发现问题及时汇报处理。 档案利用制度： 严格档案借阅制度，严禁私自把档案资料外借或带出档案室。 档案资料原则上不出档案室，如确因工作需要出借，借阅者应说明理由并且必须办理借阅手续，方能暂时借出，借阅时间一般不得超过三天，到期仍需使用时，可办理续借手续。 查（借）阅档案时，严禁边阅边吸烟、边喝茶水，用手蘸水翻，以免损坏档案。 借阅者要对档案妥善保管，不得转借、复印、拍照、勾划、涂改、污损、撕页和调换文件，要保证档案的完整与安全。 需复印、摘抄一般卷内文件材料内容时，须在借阅登记表上登记并写明利用目的；需复印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时，须经有关部门领导签字方可批准。 下属各公司查阅主管范围内的档案时，可以直接到档案室查阅，查阅非主管范围内的档案时，应经有关部门领导同意，并限定查阅范围。 外单位借阅、复制档案资料的，必须经董事长批准，由档案管理人员办理，复制和摘录的档案资料必须交回归档。 借阅人归还档案资料时，档案管理人员必须详细检查，核对无误后，方可办理注销手续。 五、档案保密制度： 1、 集团应按有关规定确定档案保管期限、划定档案密级。绝密类档案要单独入柜保管。 档案管理工作人员要严守集团和下属各公司机密，严格执行安全保密制度，确保档案安全，杜绝失泄秘现象。 非档案管理人员，未经许可不得进入档案室。 未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，更不得随便复印、摘抄和向外传播档案材料内容。 六、档案鉴定与销毁制度： 根据各类档案材料保管期限，档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定，正确区分档案价值，并将已失去保存价值的档案剔出处理。 档案鉴定应本着“保存从宽，销毁从严”的精神进行，对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册，报送相关上级批准后方可销毁。 销毁档案资料时，原则上应由两人监销，并在销毁册上签字，销毁注册应归档保存。 燎申集团档案室 2004年12月30日