如何达成有效会议.ppt

柳州五菱汽车有限责任公司 有效会议 Effective Meetings 五菱集团?培训中心 LZWL Training Center 有效会议 Effective Meetings 五菱联发 WLUD 韦明凤 为什么要开会？ 会议的目的： 发布信息，收集信息 作出决定达成共识 解决问题 以上三项的综合 必须依靠集思广益才能解决的问题； 按常规步骤来不及决定的事情； 需要作出决定的事； 发生重大变革和实行新方法时； 会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。 开会的理由 为什么要开会？ 信息性会议 举行这类会议是为了向与会者传播信息。它可以采用讲话或上课的形式，也可以通过电话、电视、幻灯等形式。虽然也进行一些讨论，可能提出问题，但它着重于向与会者提供信息。 征求意见会? 当领导人想通过其他人的设想和意见来帮助决策时，就要召开这种会议。通常是领导提出问题，征求雇员们的意见，了解雇员会怎样应付局势。 会议的类型 解难会? 解难会议要求在会上摆出事实以供参考和讨论，并找出解决问题的办法。这种会议一般要展开自由活跃的讨论。在解难会议上，要给予大家出谋划策的权利，即使他们的解决办法并不是最好的，但这是由他们通过的，并将由他们来执行。 新设想会议? 新设想会议的目的是提出新设想，引导大家提出新的观点意见。目的不在于采取行动，面貌一新于开发今后可能有用的新计划和设想。 会议的类型 没有目的性，形成多中心会议； 开会只是为了走形式； 主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力； 开会者缺乏效率观念，不准时参加； 重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态； 对于许多问题反复研究，却不能形成决议； 汇报不得要领，像流水帐。 低效会议 如果不开会也能解决问题，就取消会议。 没有明确议题的会坚决不开。 议题太多的会也不能开。? 没有充分准备的会不开。 可开不可开的会不开。? 重复性的会不开。 可以用其他方式代替的会不开。 取消会议 是什么在推动着一次成功的会议？ 成功会议的要素 优秀的主持人； 良好的会议方法； 良好的参与意识。 会前 决定会议是否有必要 准备并分发会议议事表 安排会议地点 会中 组织会议 了解并传达会议宗旨 鼓励与会者的积极参与 听取并考虑所有观点 会议期间安排会议记录或记录要点 掌握时间 控制冲突和不同意见 观点明确 会后 发放会议备忘录行动方案 确保行动方案得以实施 优秀主持人的技巧 好的会议方法—PDCA 第1步：决定会议的宗旨和类型 第2步：分析围绕这次会议的前因后果 第3步：明确涉及的/受影响的目标 第4步：明确会议预期的目标 第5步：决定要讨论的主要议题 第6步：决定主持人、与会人 第7步：决定会场布置 第8步：计划议程表 会议计划的步骤 会议议程表 会议议程表要明确： 为何要召开本次会议 有何目的 何人参加 何时举行 何处召开 如何进行 会议议程表 会议的开场白 在会议的开始 让与会者明白开会的目的及程序； 让与会者知道为何请他们来开会； 预先提示，避免不相关的主题； 取得与会者对会议进行方式的认可。 组织会议以取得预期结果 按设定议程开会 包括每一个议项，概述各项决定 鼓励与会人员参与 重要的备忘事项和决定需做记录 时间是宝贵的——要掌握时间 控制争议，要有决断 会议的重要原则是议事不议人 召开会议 结束会议 告诉与会者 已讨论过的问题， 概述已达成的决议（何事、负责人、何时完成） 会后措施 自上而下逐级向非与会者传达信息 制订行动计划以完成分配给您的任务 确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度 制订下次会议的议程 与会者的职责 会议的人数5-7人 有备而来 投入讨论 清楚地和积极地提出观点 切中主题——不要离题 避免夸夸其谈 避免重复 鼓励批评性的意见 集中于基本点 考虑别人的意见 提供折衷意见 倾听 协助主持人以取得会议的预期结果 与会者的职责 成功会议的黄金规则 发布/通知会议日程 按时到会——按时开会——按时散会 有备而来 始终切中主题——不要偏离议事项目 不要打断别人——倾听以便理解 次日发布会议备忘录/通过的决策 清楚了解下列各点： 做出了什么决定 由谁负责 要求何时完成 会议高手的帐 每次会议结束，不妨向自己提出以下问题： （1）会议是非开不可吗？它是解决问题的最好方式吗？ （2）事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？ （3）会议室有必要的设备吗？ （4）讨论切题吗？ （5）会议是否简短到可以吸引隹大家的注意力？ （6）会议是否做出了与上级意愿一致的决定？ （7）对与会者都参与讨论了吗？ （8）多数成员都参与讨论了吗？ （9）问题的所有方面都论及到吗？ （10）我是否由于