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图书馆报纸文献资料的管理　　(中国矿业大学图书馆，江苏徐州221008)　　摘要：针对报纸作为图书馆资料的一部分，长期以来在其管理中尚未得到大家重视的问题，就如何更好的管理报纸资料提出了一些粗浅的建议，以便提高报纸资料的利用率。关键词：图书馆；报纸资料；管理　　中图分类号：G255.3文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)18—0161—01　　报纸是一种及时、快速的信息载体，它和期刊、图书一样，是重要的信息资源，也是图书馆馆藏资源的组成部分。据了解,目前多数图书馆十分重视对图书、期刊的管理，各自建立了图书编目、流通数据库和期刊数据库等。但是由于报纸资料的时效性比较强，数量较大，所以大多数图书馆在对报纸资料的保存和管理上就显得有些力不从心，也不十分的重视。大多数图书馆对报纸资料的管理还停留在传统的手工操作水平上，验收手续不完备，馆藏报纸的种类较少，报纸典藏无序，且即使馆藏的报纸资料也因为没有建立完整的查询系统而无人问津，这种不规范的管理直接影响读者服务工作，影响报纸的利用率。1建立完善的入馆报纸的数据库　　现在大多数的图书馆对报纸资料的管理停留在手工操作水平上，我校图书馆也不例外，图书馆平均每年订阅的报纸种类在160～170种之多，但是在报纸送来到上架没有一套完整的验收手续，这就使得管理人员不能准确的掌握报纸资料的完整性。因此，有必要建立一套完整的验收手续，这一套验收手续就是根据各个图书馆的实际情况，每天对新入馆的报纸资料进行整理验收，这就需要我们能创建一个能实时记录报纸情况的报纸数据库，每天及时的录入进馆的报纸。　　创建报纸数据库,首先根据报纸的各种信息特点及管理工作的需要，在不同的工作表中创建一个或多个数据表，然后把相关的信息输入到表格中，由此组成报纸数据库。根据有关文献中的关于建立数据库信息有的是建立Excel报纸数据库，有的是建立Access报纸数据库，其大多数是将具体的数据库分为以下几种形式的数据表：例如《过报馆藏总表》、《年统计表》、《预订表》、《日验收表》等工作表，也可以根据需要增加或删除某些数据表。其中最为常用也最为简单易学的是建立Excel报纸数据库，因为Excel这一软件具有许多的优点：1.1操作方便快捷，工作效率高　　Excel是Office系列软件中的一个用于数据表格用和分析的软件，它的数据处理功能在现有的办公软件中可以说是数一数二的。尤其是Excel2000版本以上增加的自动填充功能，如自动和、自动分类汇总、自动筛选、自动排序、自动查找等功能，是其他一些软件所不能比拟的。1.2检索方便快捷　　利用Excel的查找、筛选等功能，通过代号、题名或关键词等途径检索、查询，还可以同时浏览全部数据，使读者对数据库一目了然。　　1.3实现报纸信息资源共享，提高报纸资料的利用率　　借助Excel强大的Web功能，可以快速准确地找到所需的数据，并且网页能自动刷新，能够在修改本地数据的同时自动更新网上数据，保持数据同步。　　建立了完善的入馆报纸数据库，我们就能很清楚的掌握报纸入馆的情况，及时的向读者提供信息。2做好报纸的剪辑工作　　就目前大多数图书馆的馆藏报纸的种类来说，大家情况不尽相同。馆藏报纸种类的多少，直接体现着图书馆报纸资料的利用程度，馆藏报纸种类过少就会使图书馆的资源被大量浪费掉。大多数的图书馆报纸资料的订阅种类基本都在200种左右，而馆藏的报纸种类往往不能超过订阅报纸种类的一半，大多数其实馆藏种类会更少。　　增加馆藏报纸的种类就成为图书馆保存报纸的一个途径，但是对于增加馆藏报纸的种类这个工作由于报纸资料的报纸的面积较大，报社为了降低印刷成本，所用的纸张易变黄变脆，不易长期存放。而在图书馆在面临采购经费、保管经费、保存空间、保存方法等一系列问题的时候,就很难做到大量收藏。即便是订购了大量的报纸，也只是有选择的收藏少部分，有的图书馆只收藏1~2年然后全部当废纸卖掉；有的图书馆把当月下架的报纸列在一起堆放着，不像重视图书和期刊那样来重视报的收藏。也就是说在保存报纸资料方面增加馆藏报纸种类的途径是不能收到很好的效果的。为此我们应寻求别的途径来更大量的保存馆藏的报纸资料，提高报纸资料的利用率。　　报纸的剪辑工作就是另一个很好的保存和利用报纸的途径，剪报信息服务作为图书馆充分开发与利用信息资源的重要形式之一，它的意义不只表现在为经济、政治、科研的服务上，更重要的是它对图书馆的建设有着特殊重要的价值。　　报纸刊载的信息在没有整理之前呈分散无序的状态，一张张报纸的信息只能反映和说明事物的某些层面。开展剪报服务工作，可以把报纸中分散无序的信息条理化，汇成专题信息，使其成为时效性好、针对性强、信息量大、参考价值高的实用信息。高校图书馆在编制馆藏报纸索引的基础上，还应根据读者