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高校图书馆档案管理之我见　　(浙江越秀外国语学院图书馆，浙江绍兴312000)　　摘要：文章论述了高校图书馆档案的作用，分析了高校图书馆档案管理中存在问题及成因，就如何优化图书馆档案管理作了一些阐述。　　关键词：高校图书馆；档案；管理；存在的问题　　中图分类号：G258.6∶G271文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)13—0155—02　　高校图书馆档案作为一种文献，是高校图书馆工作的一个重要的信息组成部分，它随着高校图书馆的产生而产生、发展而发展，它客观真实地记载着高校图书馆各历史时期的发展轨迹。当前高校图书馆档案工作，特别是在档案的管理和利用方面还存在许多有待解决的问题。因此，如何在新形势下加强高校图书馆档案管理工作，更好地为高校图书馆事业服务是值得认真研究和解决的一个重要问题。1高校图书馆档案的作用1.1为高校图书馆发展提供依据和参考　　信息是决策的基础，档案是图书馆活动的原始记录，是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆领导的决策、政策的制定、未来的规划是以这些及时、全面、准确反映图书馆发展概貌、活动规律档案信息资料为依据；图书馆人力资源建设是图书馆发展建设的决定因素，而系统、翔实的档案信息资料，是图书馆领导进行人才规划、人员培训、图书馆内部职务认定、专业职称考评的重要参考；图书馆信息资源建设和读者服务等基础业务工作，只有在不断总结的基础上才能不断提高，图书馆业务档案收集归纳了日常管理和业务流程中各类统计数据和统计报表，客观真实地再现了图书馆业务活动实际情况，是随时作为分析总结业务工作必不可少的一手资料。1.2高校图书馆科学管理的中介和载体　　档案建设水平是高校图书馆管理水平的重要标志，没有完善健全的档案体系，不可能有良好的管理。高校图书馆档案是在工作中形成的，直接反映工作中的成果和教训，能够体现图书馆的工作特点和活动规律，由此成为管理活动的中介和载体，为高校图书馆的科学管理提供了一个平台。高校图书馆档案的归档范围涵盖图书馆的各项业务活动，通过这些资料，可以全面了解图书馆工作的全貌，及时迅速地发现问题，总结经验，提出最优决策，达到改进工作、实现科学管理的目的。同时，档案工作又是图书馆科学管理的重要内容，是图书馆自身科学管理的重要手段。管理者也可以通过档案资料的标准化、规范化工作，实现对图书馆各项工作的标准化、规范化管理，从而发挥档案对各项工作的促进作用，提高了图书馆的实际工作水平。　　1.3为图书馆学研究和教学科研提供文献保障　　高校图书馆的档案信息资料，是高校图书馆自身发展建设的第一手资料，详细记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等信息，翔实可靠。因而，它可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的文献保障。2高校图书馆档案管理中存在问题及成因　　一直以来，高校图书馆档案管理方面存在着一些不足，具体表现在以下3个方面：①只重视保存图书资料，而忽视档案的自身建设；②没有健全的组织机构，档案无专人管理；③没有统一的文件归档制度，造成档案文件分散，从而使一些有价值的档案文件资料丢失或者无从查找等现象时有发生。档案管理中存在的这些问题之所以屡见不鲜，究其原因有以下几个方面：2.1档案意识淡薄，主体观念不强　　由于思想认识上的偏差，许多人包括部分领导在内还没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，片面地认为“档案工作是学院档案室的事情”，与自己从事的工作无关，因而，缺乏搜集档案的主动性。其实这种观点是非常狭隘的。档案形成分散性的特点，决定了学院档案室与其他部门工作是息息相关的。图书馆档案是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应当成为学院档案工作的主体和学院综合档案室的重要组成部分。2.2收集渠道不畅，管理制度欠缺　　高校评估是近两年才开展的工作，因而档案管理的规范化、制度化尚未受到普遍重视，在收集过程中档案管理员往往遇到阻力。一些业务部门对于归档范围心中无数，有的工作人员甚至不知道形成的档案应该由谁管、向谁交，造成档案收集范围狭窄、内容零散不全、迟迟不予归档现象经常发生。加之，目前学院尚未建立起完善的规章制度来约束和规范相关部门和个人的行为，因而收缴的主动性和积极性不高，所收集的材料也存在不齐全、不完整、质量不高等缺陷。2.3人员游离不定，管理水平偏低　　一直以来，图书馆没有指定专人负责管理馆内形成的档案材料，而是交办某个工作人员兼管档案管理员角色，完成向学院档案室整理立卷移交归档上年度图书馆形成的有关档案工作。由于档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，加之兼职档案管理人员不固定，没有经过专门培训，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后疲于应付，以单一的手工操作为主，检索速度缓慢