第5讲 会议沟通.pptVIP

第五 讲 会议沟通 为什么会议如此重要? 为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备? 如何计划会议 影响会议成效的因素有哪些？ 什么是有效会议沟通的策略？ 会议的定义 会议的目的 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 会议的种类 谈判 目的是解决双方在利益上的冲突。 告知 目的是为了传播信息。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论。 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 开会的原则 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 会议记录 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 会议中的角色 会议主持人－引导、激励、控制 会议秘书 其他与会者 主持人的素质 思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默 主持人的主要职责 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度. 会议沟通中常见的障碍 外部环境 传递过程 语言 影响会议成效的因素 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈? 有效会议的策略 不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报 会议沟通的技巧 建立正面态度 学会倾听 消除抱怨与不满 培养良好情商 尽量鼓励 掌握提问技巧 强化个人沟通能力 模拟会议情景