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繁简项目管理分水岭 　　前几天,在某企业的项目管理信息化平台的验收评审活动现场,信息中心的技术人员一步步在计算机上做演示,将项目管理软件带来的可视化管理的优势展现得淋漓尽致。过程中,演示人员表示:“通过这个平台,我们可以把公司复杂的新产品研发项目,甚至是财务部的定期审计工作等所有项目都管理起来。”说着,演示人员调出一个审计工作分解清单。领导看着这个展现审计步骤的甘特图,半开玩笑地对在座的一位财务部人员说:“真行啊,你们都会用项目管理软件啦?!” 　　 　　这是领导善意的玩笑,但它一针见血地指出了目前对项目管理软件的认识问题――应用项目管理软件的目的是使复杂项目的管理简单化,而不是把简单事情的管理复杂化。 　　 　　依据复杂度区分项目 　　 　　项目管理技术这些年来快速发展,一系列的方法论、工具以及实践经验在世界范围内广泛传播。项目管理知识体系主要以分解和控制理论为基础,包括适用于不同类型项目的各种方法和手段。但问题是,哪个方法适用于哪种类型项目的哪个特征呢?答案似乎并不容易被找到。当管理一个项目的时候,我们强调方法和能力――方法是指适应项目类型并有所增值的管理方法,能力是指符合项目环境并具备因之而调整方法的管理者的能力。 　　 　　管好一个项目确实不易。这种复杂不只体现在管理的复杂上,更体现在项目本身有很多种类型,简单的、繁琐的,小型的、大型的,低风险的、高风险的,单独的、组合的,等等。其实,评估项目的复杂度并采取相应的方法和工具是做好项目管理的第一步。 　　 　　在此,我们引入“项目复杂度”的概念,提供一个从多个维度指标来描述项目特性的框架模型,帮助项目团队能够判断自己项目的复杂程度,从而确定适用的管理方法和工具。 　　 　　但在详细展现模型之前,我们必须强调,所谓“项目复杂度”模型是将项目作为一个整体,从多个维度进行分析,综合出其共同特征进行判断,但同时我们也要关注具体项目的特殊性,灵活掌握。比如一个持续时间很短的项目仍然可能因为它的变更复杂、影响广泛而成为一个复杂项目;一个技术很简单的项目并不一定就是简单项目,可能因为参与者来源于多种不同文化背景的组织而成为高风险管理复杂的项目。表1中所列的模型并不能覆盖所有项目的情景,但我们希望能提出一个相对比较通用的框架来对实践加以指导。 　　 　　通过评估项目的规模、团队、技术、风险和组织结构,我们可以把项目分为如下三类:一是多项目关联的、高风险的大型项目,是指大规模企业级项目,项目的影响是战略性的,参与项目的专业人员众多,多个子项目共享,无论是需求还是解决方案都是多变、不够清晰的,并时而实践应用一些未经验证的技术;二是独立的、高风险的中等规模项目,这类项目间关联相对较少,项目参与人员大多在某段时间专职在这个项目中,需求复杂、解决方案有一定的难度,为此采用的技术复杂度也较高;三是独立的、低风险的项目,这类项目持续时间较短,参与人员不多,故而在项目执行期间,与其他项目的关联或冲突几乎没有,这类项目无论是需求、解决方案,还是采用的技术都很清晰,而且一般来说,团队对此经验丰富。 　　 　　量体裁衣 管理工具因势而异 　　 　　对于独立低风险项目,可以充分利用办公自动化工具来完成项目管理的工作,最常用的软件工具是MS Excel、 Word个人桌面版软件,或者如果企业有联网的办公自动化系统,可能都会有一些能够帮助管理项目的功能模块,如进度安排、团队日历、公告板、行动计划等。虽然这些工具或软件都不是专业的项目管理系统,但作为辅助工具,对于这类并不复杂的项目的管理,还是可以大大改进管理绩效的。这类工具的优点是易用,不需额外学习;缺点是相对来说不够专业,项目绩效偏差分析不客观,经验的继承和分享效果不太好。 　　 　　另外,在应用Excel和Word进行项目管理时有如下注意事项: 　　 　　? 事先定义好Excel或Word模版,然后填写或修改,不要一个项目每次文档展现格式都不一样,那样会影响沟通。应用模版带来的好处是管理统一化,能辅助经验继承和复用。 　　 　　? 在文档主内容前面增加一个“修订内容”的章节。Excel或Word文档用于项目管理时,无外乎就是计划类文档或报告类文档,这些内容都是随项目进展而不断修改或增加的。养成一个好习惯,每次修订该文档时候,就在“修订内容”章节标注什么时间、谁、修订了哪些内容,这样能很好地提醒项目团队成员关注本阶段重点内容。(这也是符合项目管理中的“基线管理”原则的。) 　　 　　? 对于Excel工具使用熟练的人,应该尽量利用工具的计算、图表、颜色、格式等优势,特别在工作分配和进度管理上,Excel的计算功能,可以帮助你避免进度安排不合理的地方。 　　 　　? 但从另一个角度说,也不要因为对Excel