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会议简化－制伏企业头号“时间杀手” 一位有20000多员工企业的总经理曾坦白承认：我们把员工的时间当成空白支票一样挥霍。 多么可怕的言论！多么可憎的思想！仔细想来，最不把员工时间当回事的，就是冗长的会议了！会议往往有几十人、几百人甚至几千人参加，每耽误一分钟，拖沓一分钟，都是巨大的浪费！ 请看这么一个公式： 会议成本的构成 每小时平均工资的3倍 × 开会人数 × 会议时间 代价如此昂贵，不简化还等什么？ 简化有绝招 会议多余、冗长的危害性，我在很多书里都强调过。会议，本来可以通过简单高效的方式来达成目的，需要的是我们要坚决执行： 可开可不开的会议，坚决不开，可选择电话、网络等快捷形式 开会一定要有目的性，有明确计划好的主题，主题之外的内容一律免谈 会议能站着开就不坐着开，不预备茶水等物品 会议必须作出决定，要避免无谓的讨论 相同议题绝不召开第二次会议 确定需要发言的人员，每个人发言时间不超过两分钟 事先做好准备，用书面发言，严禁东拉西扯、信口开河 要开小会，不要开大会，到场人员越少越好 会议的决策、重要信息和精神，以E-mail、短信等形式通知相关人员即可 10、安排专门人员掌控发言时间、会议总长，到时限立刻结束，绝不拖沓 11、会上做出的决议，会后必须追踪检查，落实到位 宁花一小时判断 不花一小时开会 要召开一次高效会议，必须先过第一关：判决这个会议该不该开。这一步相当于“过滤器”，把没有价值的会议提前过滤掉，只开最有必要的会议。 一定要开这个会吗？ 开会是为了作出决策，统一思想，规范行为，达成共识。在开会前，一定要想清楚，有没有必要开这个会，可不可以和其他会合在一起开，可不可以通过授权来解决。开会是最浪费时间的，时间就是金钱。对于可开可不开的会，坚决不开，可以合并的坚决合并，可以通过授权解决的，坚决授权。 不开这个会有什么损失？ 如果不开这个会议，问题就没法解决，工作就会受到影响，企业就会面临很大的损失，那么开会就很有必要；否则，就没必要开会。 开这个会要达成什么成果？ 要开这个会议的目的是什么，要解决什么问题，要达成什么成果，事先一定要心中有数。会议目的清楚了，相当于打靶有了靶心，才能做到专注聚焦，又快又好地达成成果。如果会议目的模糊不清，或是根本没有目的，就会眼前一片黑，像无头苍蝇四处乱撞，到头来什么成果都没有，这样的会议就开得毫无价值。 不开会能否达成这个成果？ 要记住，开会并不是解决问题的唯一方式，如果有其他方式能够达到同样的成果，而且方式更简单，成本更低廉，比如打电话、发邮件、写字条等，就坚决不要开会。 文案工作简化------消灭吸血的“文字” 小故事 日内瓦湖边的山脉中，有一条很长的汽车隧道，为防止在停电的情况下发生灾难，设计师在隧道入口前竖了一个标牌：前有隧道，请打开车头灯。 从隧道出口往前400米就是风景优美的度假圣地，每天有成百上千的游客来欣赏美景。但他们返回时，总会有一些人发现因忘记关掉车灯而耗尽了电池的电量，汽车已无法启动，警察只得一辆辆将车拖走。 为解决这一问题，设计师考虑了许多种提示的方法，比如在隧道尽头立一块标牌，写上： 如果这是白天，并且如果您的车灯开着，那么熄灭车灯； 如果天色已晚，并且如果您的车灯没开，那么打开车灯； 如果这是白天，并且如果您的车灯没开，那么就别打开； 如果天色已晚，并且如果您的车灯开着，那么就别关它。 等人们读完这个标牌，汽车早已经飞过围栏，并且咕噜咕噜地沉到湖底了！ 几经商讨，设计师终于想出了新的标牌：“您的灯亮着吗？”很快问题解决了。而且因为这条信息足够短，也方便用多种语言把它同时标识出来。 时间不等人，我们在表达思想的时候，就应该把时间永远当成车过隧道的那一瞬间，在几秒之内，把该说的说清楚。 文案工作，越短越好，只要能表达清楚意思就行。几乎每个公司、每个人，都曾为繁杂的文案困扰过，时间和效率就这样被侵蚀了。 世界上不只有蚊子是吸血的，有事文字也会变成“吸血鬼”。词不达意的文字、冗长的报告、故弄玄虚的理论……吞噬的是我们的时间和生命! 你的公司要想变得简单高效起来，就要先从简化文案下手。你要给你的下属制订一个文案工作的铁律! 一页纸能说清楚的，绝不用一迭纸。 一句话能说清楚的，绝不用一页纸。 口头表达能说清楚的，绝不用文字。 能用短句表达的，绝不用长句。 废除僵化的制度 一位年轻的炮兵军官，到所属的部队参加演习。他发现由11个炮兵组成的一个班，把大炮安装好后，每个人开始各就各位，但是有一个炮兵站在旁边一动也不动，直到演习结束。 军官感到十分奇怪，走到前去问：“那个人没做任何动作，也没做甚么事情，他是干甚么的？”大家愣了一下后说：“我们也不知道为什