主观培训1311.日常管理-宋成芳.ppt

结束语 认真第一，聪明第二 结果提前，自我退后 锁定目标，专注重复 决心第一，成败第二 速度第一，完美第二 结果第一，理由第二 大鹏一日随风起 扶摇直上九万里 避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。 今日事今日毕 拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯 应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做 将阻碍减到最低 通常造成时间浪费的环境因素有： 电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件 培养说“不”的能力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。 NO！ NO！ NO！ 应付突发状况 应付突发状况，是时间管理上的一大技巧当发现情况不对时，可以： 重新商议 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来 缩小计划的涵盖面 争取更多资源 接受替代品 提供诱因 要求服从 随时检视 随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。 四个主要的影响时间生产率障碍 人们并不尊重时间，他们不了解其重要性 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律 人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别 有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统 Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ 效能与效率 ◆ 用正确的方法做错误之事 ◆ 用正确的方法做正确之事 ◆ 用错误的方法做正确之事 ◆ 用错误的方法做错误之事 时 光 大 盗 ※ 打扰 （电话或没有预约） ※ 重要性次序无所调整 ※ 没有目标、次序和计划 ※ 个人缺乏组织能力 ※ 缺乏自律 ※ 会议 ※ 资料不完整或有所延误 ※ 文书工作和繁文缛节 ※ 分不清责任和权力 制定时间管理系统 怎么办？ 　有针对性地回避——设立安静时间、随后进行回话 　学习并演练终止谈话的技巧 　增加授权，把电话转交给被授权处理 电话打扰 怎么办？ 清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法； 先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权 制定时间管理系统 条理不清 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 　计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 制定时间管理系统 怎么办？ 没有计划 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，设立时间限制制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 制定时间管理系统 怎么办？ 会议耗时 　学习专注的技巧，避免分心及　自我干扰 　克服做事拖延的坏习惯； 　与自己约定完成级任务的期限（数目、日期、事件） 　别人会替那些没有优先次序的　人决定优先次序 制定时间管理系统 怎么办？ 缺乏自律 资料不全 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 怎么办？ 文件繁杂 制定时间管理系统 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 　坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 　拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 制定时间管理系统 责权混淆 怎么办？ 如何管理时间？ ▲　建立目标 ▲　每天做时间计划 ▲　编排优先次序，定下期限 ▲　运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） ▲　改善技巧，排除打扰，学习说“不” ▲　学习专注，避免拖延 ▲　找出隐藏的时间 ▲　调整您的步伐及生活节奏 ▲　制订会议议程，控制会议时间 ▲　请别人帮忙 ▲　克服人性弱点