刍议电子文件的档案管理理论.pdfVIP

维普资讯 航空档案 ／2flO0筚第4期 雾 管 中山大学信息管理系 黄 萃 电子文件 的出现致使传统档案管理理论 电子文件的档案管理工作 向前延伸 。有 处于一个被重新塑造、重新思考的位置 传统 关保存和归档要求应在 电子文件 的生命周期 文件的管理思想 、方法 、技术和标准不能完全 的最初 阶段 ，即设计 阶段就作出，随后的一切 套用于 电子文件 。必须根据 电子文件的特性 ， 相应 的措施也在 电子文件 的形成和使用 阶段 明确 电子文件 的管理思想 、方法 、技术和标 就 已经采取 准 。本文将在 比较 电子文件与传统文件体现 1．1．1设计阶段 在档案管理上 的差异 的基础上探讨 电子文件 电子文件在设计 阶段 ，必须根据 电子文件 的档案管理思想与管理原则。 归档后形成 电子档案的保存要求 ，提出计划 这个计划应明确保存 电子文件所依靠的技术 ， 规定归档的需求及保管的期限。以便所设计 的电子文件与系统能够被有效地保存 ，并使电 从文件理论上看 ，电子文件与传统文件 子文件的内容 ，上下文关系和结构成为责任者 都是 “在人类活动中为处理各种事务上的需 活动的可靠证 明，还使具有档案价值的电子文 要而直接形成和使用的具有规范体式和法定 件得 到确认 与维护。在确定保存 电子文件所 效用的信息记录”0。但从管理理论上看 ，电子 依靠的技术时 ，应考虑在一定时期 内软硬件平 文件与传统文件又有着完全不同的特征 ，电 台的统一 。 子文件是 “能被计算机系统识别 、处理 ，按一 1．1．2形成阶段 定格式存储在磁带 、磁盘或光盘等介质上，并 为了严格履行电子文件归档功能 ，在形成 可在网络上传送的数字代码序列”②。神似而 阶段就应对 电子文件进行监督 ，以落实在设计 形不似的电子文件与传统文件在管理思想就 阶段提出的要求。假如档案管理人员没有参 必然有所不同。 与设计阶段 ，则必须在形成阶段对 电子文件 的 1．1前端控制思想 保管问题加 以解决 若在形成阶段 ，遇到设计 19 维普资讯 航空档案 ／2ooO年第4期 阶段没有预计到的保管问题时 (如一些较特 形式 。 殊的电子文件类型)，档案人员应及时采取措 电子文件的特点使我们无法采用 与传统 施 ，确保具有档案价值的电子文件得到保存 ， 文件相 同的标准和方法来判断它的原始性 ，需 甚至为方便保存而对系统进行改进或变更。 要重新 界定一个新的 “原始性”概念 ：对于一份 1．13使用阶段 电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时 在 电子文件的使用阶段 ，应从现行价值