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出口包装材料供应商管理操作规范
产品出口包装材料供应商管理操作规范1.目的
规范对产品出口产品出口
2.适用范围
与**公司采购部进行商务合作并提供需求产品或服务的所有产品出口
3.职责
序号 部门 职 责 3.1 采购部 3.1.1 负责供应商开发、选择和组织相关部门进行 供应商资格和过程审核;
3.1.2 负责供应商业绩管理和考评;
3.1.3 负责根据使用部门的采购申请下发采购订单(或订货函);负责与供应商签订商务协议或合同;
3.1.4 负责跟踪供应商审核的问题(除质量管理体 系问题外)整改和验证关闭。 3.2 包装部 3.2.1 负责产品出口
3.2.2 负责 产品出口
3.2.3 负责与相关供应商签订技术协议;
3.2.4 供应商审核时,负责技术、工艺等方面的审核; 3.3 质保部 3.3.1 负责 产品出口
3.3.2 供应商审核时,负责供应商质量管理体系及 质量保证能力方面的审核;
3.3.3 负责跟踪供应商审核的质量管理体系问题的整改与验证关闭。
4.内容
4.1 供应商开发和选择
4.1.1 供应商开发:
因新项目需求、降成本、供应商产能补充或规避供货风险等原因,需开发、补充供应商的,采购业务人员可根据相关条件规定进行必要的供应商开发储备(含使用部门推荐的供应商),在开发前提交《新增供应商引入申请表》(附表九),经部门第一责任人书面签字后方可进行正式开发。
使用部门在推荐符合技术要求及能力的供应商时,应提交部门第一责任人书面签字的《产品出口
4.1.2 供应商选择:
原则上:要求在质量保证能力及技术条件能够满足**公司需求的前提下,参加招议标(询议价)的供应商数量(含使用部门推荐的)不得少于三家; 新物料需求时,优先考虑现有供应商体系内的厂家。
如急需产品供应商资源限制或技术条件特殊,必须指定供应商采购的, 提出部门必须出示书面的《产品出口
以招议标(询议价)方式采购的,采购员筛选的发标供应商需经过部门第一责任人批准。
4.2 供应商资质审查
4.2.1 商务合同签订或正式合作前,对拟合作的供应商需进行相关资质初审:只有资质审查通过的供应商才可以与**公司签订合同建立业务关系。
4.2.2 在引进铁器具、木器具、纸质包装以及防锈膜等包装材料供应商时,采购**公司组织质保部、包装部等部门对拟合作供应商进行现场考察和评估,填写《产品出口
4.2.3 在保证质量的前提下,供应商资质审查过程中出现意见不一致时,采购**公司具有最终决定权。
4.2.4 采购部采购业务人员根据供应商资质审核结果以及确认的“技术资料”(含受控图纸、技术协议或样件等)开始进行询议价和发标、招标工作,并将结果书面呈报部门领导审批(必要时,需**公司级领导批准)。
4.2.5 采购部领导负责批准最终中标供应商;采购业务人员负责将领 导审批的最终结果书面或电话反馈给相关供应商。
4.2.6 最终中标供应商在接到采购业务人员的通知后5个工作日内,备齐、封装完整资质材料交采购部存档。
4.2.7 采购部采购业务员负责与中标供应商签订商务协议/合同并报领导审批、存档;包装部负责与中标供应商签订必要的技术协议。
4.3 供应商业务管理
4.3.1 采购订单/订货函和协议合同管理
采购订单/订货函管理: a)订货函确认:供应商在接收到采购部的订货函时,必须在1个工作日内给予确认并回传至下单业务员处;超过规定的时间不予回复,采购部将视具体情况考虑该供应商的份额调整或取消供货资格; b)订货函执行:供应商在确认订货函后,严格按照订货函内容执行;原则如下:
●未造成**公司损失的:供应商应严格按照《订货函》要求或双方协商确定的 时间节点准时供货,每延迟1个工作日,给予供应商考核(300—500)元/工作日; 特殊情况由供需双方协商解决。
●造成**公司损失的:双方有明确约定的,按照约定执行;无约定的,采购部将给予该责任供应商5000元及以下考核;同时根据具体情况要求供应商按照**公司实际停线损失额的(1-2)倍支付赔偿金(由使用部门统计损失额);
c)对于临时的或紧急的采购申请,由采购部先与供应商电话沟通落实资源情况,在确定具体的到货日期并反馈给提报部门确认后,再下达《订货函》 给供应商确认回传。 d)样件处理:因新项目、设计变更、成本优化等原因,需供应商提供样件,规定如下:
●由包装部提供样件试制图纸或书面的相关技术要求给采购部,采购部负责将上述输入资料下发给试制供应商并确认反馈样件供 货时间给需求部门;采购流程按照临时或紧急的采购申请流程执行;
●样件制作过程中,供应商如出现任何技术/设计疑问,可直接与设计部门沟通解决;原则上,样件的费用由采购申请提出部门承担; e)采购订单处理:
4.3.2 技术资料管理
供应商在签收完**公司的技术资料后,必须妥善保管已接
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