出口包装材料供应商管理操作规范.doc

产品出口包装材料供应商管理操作规范1.目的 规范对产品出口产品出口 2.适用范围 与**公司采购部进行商务合作并提供需求产品或服务的所有产品出口 3.职责 序号 部门 职 责 3.1 采购部 3.1.1 负责供应商开发、选择和组织相关部门进行 供应商资格和过程审核； 3.1.2 负责供应商业绩管理和考评； 3.1.3 负责根据使用部门的采购申请下发采购订单（或订货函）；负责与供应商签订商务协议或合同； 3.1.4 负责跟踪供应商审核的问题（除质量管理体 系问题外）整改和验证关闭。 3.2 包装部 3.2.1 负责产品出口 3.2.2 负责 产品出口 3.2.3 负责与相关供应商签订技术协议； 3.2.4 供应商审核时，负责技术、工艺等方面的审核； 3.3 质保部 3.3.1 负责 产品出口 3.3.2 供应商审核时，负责供应商质量管理体系及 质量保证能力方面的审核； 3.3.3 负责跟踪供应商审核的质量管理体系问题的整改与验证关闭。 4.内容 4.1 供应商开发和选择 4.1.1 供应商开发： 因新项目需求、降成本、供应商产能补充或规避供货风险等原因，需开发、补充供应商的，采购业务人员可根据相关条件规定进行必要的供应商开发储备（含使用部门推荐的供应商），在开发前提交《新增供应商引入申请表》（附表九），经部门第一责任人书面签字后方可进行正式开发。 使用部门在推荐符合技术要求及能力的供应商时，应提交部门第一责任人书面签字的《产品出口 4.1.2 供应商选择： 原则上：要求在质量保证能力及技术条件能够满足**公司需求的前提下，参加招议标（询议价）的供应商数量（含使用部门推荐的）不得少于三家； 新物料需求时，优先考虑现有供应商体系内的厂家。 如急需产品供应商资源限制或技术条件特殊，必须指定供应商采购的， 提出部门必须出示书面的《产品出口 以招议标（询议价）方式采购的，采购员筛选的发标供应商需经过部门第一责任人批准。 4.2 供应商资质审查 4.2.1 商务合同签订或正式合作前，对拟合作的供应商需进行相关资质初审：只有资质审查通过的供应商才可以与**公司签订合同建立业务关系。 4.2.2 在引进铁器具、木器具、纸质包装以及防锈膜等包装材料供应商时，采购**公司组织质保部、包装部等部门对拟合作供应商进行现场考察和评估，填写《产品出口 4.2.3 在保证质量的前提下，供应商资质审查过程中出现意见不一致时，采购**公司具有最终决定权。 4.2.4 采购部采购业务人员根据供应商资质审核结果以及确认的“技术资料”（含受控图纸、技术协议或样件等）开始进行询议价和发标、招标工作，并将结果书面呈报部门领导审批（必要时，需**公司级领导批准）。 4.2.5 采购部领导负责批准最终中标供应商；采购业务人员负责将领 导审批的最终结果书面或电话反馈给相关供应商。 4.2.6 最终中标供应商在接到采购业务人员的通知后5个工作日内，备齐、封装完整资质材料交采购部存档。 4.2.7 采购部采购业务员负责与中标供应商签订商务协议/合同并报领导审批、存档；包装部负责与中标供应商签订必要的技术协议。 4.3 供应商业务管理 4.3.1 采购订单/订货函和协议合同管理 采购订单/订货函管理： a)订货函确认：供应商在接收到采购部的订货函时，必须在1个工作日内给予确认并回传至下单业务员处；超过规定的时间不予回复，采购部将视具体情况考虑该供应商的份额调整或取消供货资格； b)订货函执行：供应商在确认订货函后，严格按照订货函内容执行；原则如下： ●未造成**公司损失的：供应商应严格按照《订货函》要求或双方协商确定的 时间节点准时供货,每延迟1个工作日，给予供应商考核（300—500）元/工作日； 特殊情况由供需双方协商解决。 ●造成**公司损失的：双方有明确约定的，按照约定执行；无约定的，采购部将给予该责任供应商5000元及以下考核；同时根据具体情况要求供应商按照**公司实际停线损失额的（1-2）倍支付赔偿金（由使用部门统计损失额）； c)对于临时的或紧急的采购申请，由采购部先与供应商电话沟通落实资源情况，在确定具体的到货日期并反馈给提报部门确认后，再下达《订货函》 给供应商确认回传。 d)样件处理：因新项目、设计变更、成本优化等原因，需供应商提供样件，规定如下： ●由包装部提供样件试制图纸或书面的相关技术要求给采购部，采购部负责将上述输入资料下发给试制供应商并确认反馈样件供 货时间给需求部门；采购流程按照临时或紧急的采购申请流程执行； ●样件制作过程中，供应商如出现任何技术/设计疑问，可直接与设计部门沟通解决；原则上，样件的费用由采购申请提出部门承担； e)采购订单处理： 4.3.2 技术资料管理 供应商在签收完**公司的技术资料后，必须妥善保管已接