- 1、本文档共58页,可阅读全部内容。
- 2、原创力文档(book118)网站文档一经付费(服务费),不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
- 3、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。如您付费,意味着您自己接受本站规则且自行承担风险,本站不退款、不进行额外附加服务;查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档,您可以点击 这里二次下载。
- 4、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“版权申诉”(推荐),也可以打举报电话:400-050-0827(电话支持时间:9:00-18:30)。
查看更多
秘书的日常工作下
秘书的日常工作(下) 接待工作 日程安排 接待工作 一、接待客人的基本要求 (一)接待的原则 1、无论接待什么样的客人,都要做到公平和礼貌;按先来后到的原则接待每一位客人。 2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色,千万不能皱眉头。 3、接待客人时态度要郑重,但说话又要留有余地。 4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让他等候。 5、为了避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。 6、尽快地记住客人的相貌和姓名,了解他与本公司的关系。 7、上司没确认见的客人,就不要让客人进去。 8、有些没有预约的客人喜欢问上司在不在甚至上司整个工作日程安排,在不了解对方身份和来意的情况下,不要直接回答上司在或不在,而是要尽可能地从对方那里了里一些有用的信息。 (二)接待用语 1、表示欢迎“欢迎您!” 2、向对方表示感谢“谢谢您!” 3、让对方等候时表示歉意“让您久等了!” 4、表示理解对方的话“我知道了!” 5、表示道歉“实在对不起!” 二、前台的工作规范 (一)大方热情 不管是第一次来访还是常来常往,只要客人一进门,秘书就要站起身表示欢迎:“您好!”然后听取客人的自我介绍。 (二)不念名片 现在一般的客人都有名片,客人掏出名片递过来,你双手接过后,要仔细确认对方的身分。如果客人没有名片,你就要在他自我介绍后,复述一遍对方的公司名称和他的姓名,以免出现差错。 (三)随机应变 对所有的客人都要热情周到,在态度上不应有亲疏之分。但是在接待的方法上,则要随机应变,灵活掌握。接待第一次来访的客人和常来常往的客人显然要区别对待。 当那些初次来访的客人自报家门之后,秘书就要马上想好用什么方法接待他。他的公司与自己的公司是一种什么关系?往来密切不密切?如果是自己公司的老客户,那么,要像对待自己的亲戚一样热情而又不做作。 (四)不浪费客人的时间 1、有预约的客人:带到预先定好的会议室,及时通知预约的部门或预约的人 。 2、没有预约的客人:在没有弄清客人到底找谁合适之前,最好是请客人稍等一会,先用电话与有关部门联系一下 。 (五)需要“挡驾”的场合 为了让上司集中精力工作,秘书要对一些来访的客人进行“过滤”,但除开个别极为特殊的情况,上司在办公室时应该向上司请示,不要仅仅根据自己个人的判断,就将客人回绝掉,说上司不在。 (六)客人较多的时候 在客人较多的时候,秘书要坚持先来后到的接待原则。 案例 先来后到 今天上午,研发部办公室秘书刘依然正忙着打印一份重要的研发报告,是下午李经理要向总经理汇报的。她想集中精力赶紧把报告打完,谁知道,一会儿一个电话,叫她通知这通知那;一会儿来一个人,让她解决这事那事。刘秘书恨不得变成哪吒,生出三头六臂,把这些杂无头绪的事情都搞定。正在刘秘书懊恼之际,听见有人敲门,心想又是谁呀?嘴里忙说:“请进。”推门而进的是一个四十几岁的中年男人。 刘秘书问他:“您好!请问有什么需要帮忙的?”来人说:“我是泰达公司的洪金龙,想见你们李经理,今天早上我跟他约好十点钟见面。”刘秘书看了一眼墙上的挂钟,还有10分钟到10:00,就说:“那您先坐会吧。”接着,就又低头忙碌起来。紧接着,刘秘书又听见有人敲门,说声:“请进。”这次推门而进的是他们研发部的常客, 也是她们李经理的老同学,市政府科技处的张处长。刘秘书马上热情地迎上去,说道:“张处长您好!您是来找我们李经理的吧,快请坐,我给您砌茶。”说着,手脚利索地砌好茶端给了张处长。张处长接过茶,说:“谢谢,今天有时间就直接过来了,想跟你们经理谈谈市里那个项目的事情,他今天上午没别的事吧?”刘秘书忙说:“李经理上午没什么事,我这就带您过去。” 说完,就要带张处长去李经理的办公室。这时,站在旁边的客人生气了,大声说:“你这个秘书懂不懂先来后到的道理?难道这就是你们公司的待客之道?我是小公司的人,不配受你这大公司秘书的接待,既然我在你们公司是不受欢迎的人,那我就先告辞了。”说完,摔门而去。刘秘书一时愣住了,脸刷地一下红到耳根,张处长也尴尬地站在原地。 (七)打电话时来客人 你在打电话时客人来了,你应马上向客人点头致意,并放下话筒向对方表示歉意“让您久等了”。 接待客人时你的电话铃声响了,这时,你应对客人说“对不起,失陪一下”,然后去接电话。 (八)有空无闲 值班秘书的主要任务是接待好刚进门的客人,一般来说这项工作比较忙,但前台也有没有客人的时候,这时秘书就比较空闲了。值班秘书必须牢记,空闲时间不等于是自己可以自由支配的时间。 三、 接待客人的要领 (一)引领客人 在将客人领到会议室或招待室去的时候,秘书应在距客人两三步的前面带路;你要走在走廊的边上,请客户走在走廊的中央。在拐弯处或上楼梯的地方,要回头看一下客人说“这边请”来给客人指示方向。 如果是外国客人,要用英语“This
您可能关注的文档
- 知识无害 52.doc
- 知识树模板2小五.ppt
- 石油北京17秋机械原理第三次在线作业.doc
- 石油北京17秋机械原理第二次在线作业.doc
- 石油北京17秋管理学第二次在线作业.doc
- 石油北京17秋管理学第一次在线作业.doc
- 知识什么是客户服务.ppt
- 石油仪器技术第1章 绪论.ppt
- 督导工作技能宝典加盟.ppt
- 短文两篇夸父逐日共工怒触不周山·竞赛背诵.ppt
- 大学毕业主题班会为奋斗过的岁月喝彩.pptx
- 创作属于自己的自然科学艺术作品.pptx
- 高三语文课时作业本(第43练).docx
- 接力2011课标版三年级起点《Lesson3Touchyournose.》集体备课PPT课件-荣成市优质课-三年级英语课件.ppt
- 中国与转变中的世界秩序——儒家思想与杜威及实用主义的对话.pptx
- 人教版英语八年级上册期末复习专项课件阅读.pptx
- Unit1WearegoingtoreadstoriesPartB(课件)湘少版英语五年级下册4.pptx
- 如何引导小学生正确对待权威与规则.pptx
- Unit6Whenwasitinvented?SectionB课件人教版英语九年级全册(1).ppt
- Unit1SectionB(3a_SelfCheck)课件人教版英语八年级上册(完整版)5.pptx
文档评论(0)