收发文处理 三级秘书重点掌握级能 教学课件.pptVIP

三级秘书重点掌握级能 4 能够审核文书 1 2 3 能够拟办文书 能够承办文书 能够催办、注办文书 文书的审核 p208 3 2 1 审核要求： 审核中发现的问题必须逐一纠正 一般性问题可以直接修改 作较大改动，可附具体修改意见，退回拟稿人或承办部门共同协商 审核即对文件草稿从内容到形式所作的全面检查和修正工作 2010.11实务操作 20分 审核工作程序 4 明确审核范围（例行或事务性地文书不必审核） 1 2 3 5 确定是否需要行文（可行可不行；通过口头面谈或电话能完成的； 与已发出内容重复的，不需行文） 审核文书内容（与有关规定是否一致；政策界限是否明确、矛盾； 意见办法是否可行） 检查文字表达（文字表述是否通顺；语法是否合乎逻辑；标点是否正确； 事实是否清楚；理由是否充分；结论是否明确具体） 检查文件体式（文种、格式、标题、密级、主送和抄送单位） 检查处理程序是否妥善完备（发文名义；是否需通会议讨论通 过；是否已征相关部门同意） 6 P103.5 注意事项 1、书写不工整或改动多地文书，应重新誊录。 2、审核中发现问题必须及时解决。 复审 文书的审核、签发手续是否完备 1 2 3 附件材料是否齐全，附件份数、页数是否完整 格式是否统一、规范 即在文书正式印制之前，对文稿进行再次审核，以保证文件的质量。 复审的重点是： 文书的拟办 拟办意见要符合政策规定和实际情况 4 熟悉有关政策和规定 1 2 3 5 熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况 熟悉办文程序和有关规定 拟办意见力求准确、及时、简洁 即秘书对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。 拟办要求： P82.31=P117.36 拟办工作程序 1、需要传达、贯彻执行的文件； 2、报送来的重要请示或报告； 3、需本单位领导参考或知道的文件 在“文件处理单”的拟办栏中间名写明拟办意见，并签上拟办人的姓名和拟办日期 程序 明确拟办范围 阅读文书内容 提出拟办意见 注意事项 拟办意见要明确具体 1 写明要阅示的领导或承办部门 2 写清承办的时限和要求 3 写明发送范围和阅读范围 4 P99.119 文书的承办 已承办和处理完的，及时清理，并说明情况 4 认真领会拟办、批办意见 1 2 3 5 文书的承办要区分轻重缓急 内容涉及以前收文的，要查找或调阅，以作参考 将办理完毕的文书和待办的文书分别保存 承办是按照文件要求或领导批示，结合工作实际情况，具体处理文件的工作。它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。 承办要求： P83.49、P119.61 承办工作程序 p212 了解文书内容 1 2 3 研究批办意见 进行具体办理 P97.89 p98.105 P110.117、119 注意事项 承办包括办理 有关事宜和撰文答复 1 应在承办时限内完成文书的办理 2 不属于自己承办的要说明原因并及时退回 3 注办文书。在文件处理单上注明办理情况和结果。（是否办复、复文字号、日期；电话或口头答复的，注明答复情况，签承办人姓名；无需答复，注明“已阅”，并签日期） 4 P86.103 P120.84 文书催办 催办中发现问题要及时汇报 1 2 要填写催办记录单 催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。 催办要求： 催办有对内催办和对外催办。对内催办是根据对收文批办的意见，对本单位进行督促检查。对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。 需催办的文件要逐件登记，随时记录、定期汇总催办情况，及时报告办理进程和情况。 一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人催办。 领导特别交待的文书重点催办。 P83.52、p97.86、87 P110.114 p117.33 催办工作程序 确定催办范围 1 确定催办的方法（电话、发函、登门、约请 承办部门来人汇报） 2 进行催办 3 死于 催办的作用 加速文书的运转 1 2 3 防止文书的积压 促进承办的办理，提高工作效率 * Content Layouts * Content Layouts